#43 Therapeutin, Chefin, Unternehmerin,...? Wie Rollenklarheit dich im Praxisalltag entlastet
In dieser Folge spreche ich darüber, warum Rollenklarheit als Praxisinhaber*in so wichtig ist.
Wir schauen uns an, welche verschiedenen Hüte du täglich trägst und wie du damit umgehen kannst, ohne dich ständig zerrissen zu fühlen.
Du bekommst konkrete Impulse, wie du mehr Fokus in deinen Praxisalltag bringst und welche Rollen bei dir vielleicht zu kurz kommen.
Therapeut*in, Chef*in, Unternehmer*in,… - innerhalb eines Tages wechselst du als Praxisinhaber*in manchmal mehrfach die Rolle. Was das mit dir macht, warum das erschöpfend sein kann und wie Rollenklarheit dir hilft, fokussierter und entspannter zu führen erfährst du hier.
Rollenklarheit in der Therapiepraxis: Warum du wissen solltest, welchen Hut du gerade trägst
Stell dir mal folgende Situation vor: Es ist Montagmorgen, neun Uhr. Du kommst gerade aus einer Therapiesitzung, schnappst dir kurz einen Kaffee - und auf dem Weg ins Büro spricht dich eine Mitarbeiterin an. Sie hat nur eine kurze Frage zur Urlaubsplanung. Während du noch überlegst, piept dein Handy: eine Mail von der Krankenkasse zur Abrechnung. Ach ja, und eigentlich wolltest du heute auch noch diesen einen Therapiebericht fertig schreiben. Und war da nicht auch noch diese Idee für eine Kooperation mit einer Kita, über die du nachdenken wolltest?
Innerhalb von fünf Minuten bist du in dieser Situation von der Therapeutin zur Chefin, zur Verwaltungskraft, zur strategischen Entwicklerin geworden. Und weißt du was? Das ist im Praxisalltag völlig normal. Aber - und jetzt kommt der Punkt - das kann eben auch ganz schön anstrengend sein und manchmal richtig durcheinander bringen.
Genau deshalb sprechen wir heute über ein Thema, das viele Praxisinhaber*innen beschäftigt, aber selten so richtig beim Namen genannt wird: Rollenklarheit. Also die Frage: Welche verschiedenen Rollen habe ich eigentlich als Praxisinhaber*in - und wie kann ich damit umgehen, dass ich ständig zwischen ihnen hin und her springe?
Was eine Rolle eigentlich ist
Eine Rolle ist im Prinzip eine bestimmte Funktion oder Position, die du in einem bestimmten Kontext - bei dir: die Praxis - einnimmst. Und mit jeder Rolle sind natürlich auch bestimmte Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen verbunden.
Ein schönes Bild dafür ist die Hutmetapher. Stell dir vor, du hast verschiedene Hüte in deinem Schrank - und je nachdem, welche Aufgabe gerade ansteht, setzt du einen anderen Hut auf. Mal trägst du deinen Therapeut*innenhut, mal deinen Chef*innenhut, mal deinen Verwaltungshut.
Als Praxisinhaber*in hast du ziemlich viele verschiedene Hüte in deinem Schrank. Da ist zum einen die Rolle als Therapeut*in: Du behandelst Patient*innen, führst Diagnostiken durch, schreibst Berichte - und das ist häufig auch die Rolle, die du ursprünglich gelernt hast und weshalb du in diesen Beruf gegangen bist.
Dann gibt es die Rolle als Führungskraft oder Chef*in: Du führst Mitarbeitergespräche, triffst Personalentscheidungen, löst Konflikte. Dazu kommen administrative Rollen, in denen du dich um Abrechnung, Korrespondenz mit Krankenkassen, Verträge und das Steuerbüro kümmerst. Und dann gibt es natürlich noch die Rolle als Unternehmer*in oder strategische Entwicklerin: Du überlegst, wohin sich die Praxis entwickeln soll, welche neuen Angebote ihr aufbauen könntet, wie ihr euch als Arbeitgeber attraktiver machen könntet.
Ganz schön viele Dinge. Und vielleicht fallen dir spontan noch weitere Rollen ein - manche Praxisinhaber*innen sind auch ihre eigene Marketingabteilung, kümmern sich um Social Media oder sind Qualitätsbeauftragte. Die Liste kann ziemlich lang werden.
Warum Rollenklarheit so wichtig ist
Vielleicht fragst du dich jetzt: Ich habe verschiedene Rollen - das ist doch einfach so. Warum sollte ich mich da näher mit beschäftigen?
Ganz einfach: Wenn dir nicht klar ist, welche Rolle du gerade einnimmst, kann das ziemlich anstrengend werden. Sowohl für dich als auch für dein Team.
Für dich selbst kann es bedeuten, dass du dich ständig ein bisschen zerrissen fühlst. Du springst den ganzen Tag zwischen verschiedenen Aufgaben und Rollen hin und her, ohne wirklich irgendwo anzukommen. Das kostet enorm viel Energie und kann dazu führen, dass du am Ende des Tages erschöpft bist und das Gefühl hast, nichts wirklich fertig bekommen zu haben.
Es kann auch passieren, dass bestimmte Rollen komplett zu kurz kommen. Häufig ist das die strategische Entwickler*innenrolle, weil die akuten Sachen - Therapie, Verwaltung, Teamfragen - einfach öfter Vorrang bekommen. Aber genau diese strategische Rolle ist natürlich auch super wichtig für die Zukunft deiner Praxis.
Fehlende Rollenklarheit kann auch in der Kommunikation mit deinem Team zu Irritationen führen. Stell dir vor, eine Kollegin kommt zu dir und möchte ihre Frustration über eine schwierige Patientin loswerden - sie sucht die verständnisvolle Kollegin in dir. Du aber bist gerade mental in deiner Chefinenrolle und fängst direkt an, Lösungen vorzuschlagen und zu sagen, was sie anders machen könnte. Hinterher merkst du: Das war nicht das, was sie gebraucht hätte. Aber in dem Moment war dir gar nicht bewusst, dass du mit deinem Chefinenhut unterwegs bist, obwohl eigentlich kollegialer Austausch gefragt war.
Oder auch andersherum: Du bist gerade voll in deiner Therapeut*innenrolle, sitzt noch gedanklich in der letzten Therapiesitzung - und eine Kollegin kommt mit einer Frage, die eigentlich eine klare Entscheidung von dir als Chefin braucht. Du antwortest aber eher kollegial und merkst später, dass das Team damit überfordert war, weil es in dieser Situation deine Führung gebraucht hätte.
Wie du Rollenklarheit in deinen Praxisalltag bringst
Schritt 1: Mach dir bewusst, welche Rollen du hast
Nimm dir mal einen Moment Zeit und schreib auf, welche verschiedenen Hüte du in deinem Arbeitsalltag trägst. Therapeut*in, Chef*in, Verwaltung, Unternehmer*in - was gibt es bei dir noch? Diese Übersicht allein kann schon erstaunlich viel Klarheit bringen.
Schritt 2: Schau dir die Zeitverteilung an
Überleg, wie viel Zeit du aktuell in den verschiedenen Rollen verbringst. Und frag dich dann: Ist das die Verteilung, die ich haben möchte? Gibt es Rollen, die zu kurz kommen? Oder Rollen, in denen ich zu viel Zeit verbringe?
Ich erlebe es häufig, dass Praxisinhaber*innen sehr viel Zeit in der Therapeut*innenrolle und in administrativen Rollen verbringen - die Führungsrolle und die Unternehmer*innenrolle aber viel zu kurz kommen. Das ist verständlich, weil die ersten beiden Rollen sehr konkrete, dringende Aufgaben haben. Aber für die Weiterentwicklung deiner Praxis sind die letzten beiden eben auch essenziell.
Schritt 3: Trenne die Rollen zeitlich
Das heißt nicht, dass du einen Hut nur noch montags und einen anderen nur dienstags tragen kannst. Aber du kannst dir feste Zeitblöcke schaffen. Vielleicht sagst du: Freitagvormittag ist meine Verwaltungszeit - da setze ich meinen Verwaltungshut auf und kümmere mich um Abrechnungen, Mails, organisatorische Dinge. In dieser Zeit behandle ich bewusst keine Patient*innen und führe auch keine Mitarbeitergespräche.
Oder du nimmst dir jeden ersten Montag im Monat zwei Stunden für deine Unternehmer*innenrolle. Da schaust du auf die Praxis aus der Vogelperspektive, überlegst strategisch, planst und entwickelst Ideen. Diese zeitliche Trennung kann dir helfen, dich besser auf die jeweilige Rolle einzulassen, statt ständig zwischen allem hin und her zu springen.
Schritt 4: Kommuniziere deine Rolle nach außen
Das kann ganz simpel sein. Wenn eine Kollegin mit einer Frage zu dir kommt und du merkst, du brauchst jetzt deinen Chefinenhut, dann kannst du das auch kurz sagen: "Hey, lass uns das morgen in Ruhe besprechen, wenn ich Zeit für ein ordentliches Gespräch habe. Jetzt bin ich gerade noch mitten in der Therapieplanung."
Oder wenn du in einer Teamsitzung bist und eine strategische Entscheidung gefragt ist, kannst du das transparent machen: "Ich setze jetzt mal meinen Chefinenhut auf und treffe hier eine Entscheidung." Oder: "Ich möchte das mal aus der Unternehmer*innenperspektive betrachten - was bedeutet das langfristig für unsere Praxis?"
Das mag sich am Anfang vielleicht etwas komisch anfühlen, aber es schafft wirklich Klarheit für alle Beteiligten.
Schritt 5: Überleg, was du abgeben kannst
Ein weiterer wichtiger Aspekt: Welche dieser Rollen müssen eigentlich von dir ausgefüllt werden und wo kannst du Aufgaben abgeben? Gerade bei administrativen Aufgaben gibt es häufig viel Potenzial. Brauchst du wirklich selbst jede Abrechnung zu kontrollieren? Könnte das auch jemand anderes im Team übernehmen? Musst du selbst jeden Termin koordinieren oder könnte das eine Praxismanager*in machen?
Manchmal halten wir an bestimmten Aufgaben fest, weil wir denken: "Das kann nur ich" oder "Das geht schneller, wenn ich es selbst mache." Aber langfristig kostet das enorm viel Zeit und Energie - Zeit und Energie, die du in anderen Rollen viel besser einsetzen könntest. Überleg also auch mal, welche Hüte du abgeben kannst. Nicht komplett - manche Rollen bleiben bei dir als Inhaber*in. Aber einzelne Aufgaben innerhalb einer Rolle können oft durchaus delegiert werden.
Reflexionsfragen zum Mitnehmen
Nimm dir gerne einen Moment Zeit für diese Reflexionsfragen und mach dir ein paar Notizen.
Welche verschiedenen Rollen nimmst du als Praxisinhaber*in ein? Mach dir ruhig mal eine Liste.
In welcher Rolle fühlst du dich am wohlsten? Und in welcher fühlst du dich vielleicht unsicher oder unwohl? Welche Rolle nervt dich?
Wie viel Zeit verbringst du aktuell in den verschiedenen Rollen - und entspricht das der Verteilung, die du dir wünschst? Gibt es Rollen, die zu kurz kommen?
Gibt es bestimmte Situationen im Praxisalltag, in denen dir die Rollenklarheit besonders schwer fällt - wo du nicht so genau weißt, welchen Hut du gerade tragen solltest?
Und zum Schluss: Was wäre ein erster kleiner Schritt, den du gehen könntest, um mehr Rollenklarheit in deinen Praxisalltag zu bringen? Vielleicht ein fester Zeitblock für eine bestimmte Rolle oder eine Aufgabe, die du delegieren könntest?
Rollenklarheit als Praxisinhaber*in ist kein einmaliges Projekt
Zum Abschluss noch ein wichtiger Gedanke: Rollenklarheit ist nichts, was du einmal herstellst und dann für immer geklärt ist. Das ist ein fortlaufender Prozess. Deine Praxis entwickelt sich, dein Team entwickelt sich, deine eigenen Prioritäten verändern sich vielleicht. Da darfst du immer wieder neu hinschauen: Wie sieht meine Rollenverteilung gerade aus? Passt das noch und was möchte ich gegebenenfalls verändern?
Als Praxisinhaber*in trägst du viele Hüte. Von der Therapeut*in über die Chef*in bis zur Verwalterin und Unternehmer*in. Das ist völlig normal und okay. Wichtig ist nur, dass du dir dieser verschiedenen Rollen bewusst bist, weißt, wann du welchen Hut trägst und versuchst, die Rollen zeitlich etwas zu strukturieren, damit du nicht den ganzen Tag zwischen allem hin und her springst. Das hilft dir, fokussierter zu arbeiten, weniger Stress zu haben und sicherzustellen, dass alle Rollen, besonders die strategisch wichtigen, genug Raum bekommen.
Wenn du beim Thema Rollenklarheit oder auch bei anderen Themen rund um deine Praxisführung merkst, dass du gerne Unterstützung hättest - dann schau gerne auf therapiepause.de/angebote vorbei. Im 1:1 Coaching arbeiten wir genau an solchen Themen: Wir schauen gemeinsam, wo du stehst, wo du hin möchtest und wie du dahin kommst.
Ich wünsche dir Zeit für gesunde Praxisführung!
Deine Ina