#42 Onboarding in der Therapiepraxis - mehr als Einarbeitung: So kommen neue Mitarbeitende entspannt und klar im Team an
Neues Teammitglied an Bord – und jetzt?
In dieser Folge spreche ich darüber, warum Onboarding in der Therapiepraxis viel mehr ist als reine Einarbeitung.
Wir schauen uns an, wie du den Start für neue Mitarbeitende so gestaltest, dass sie sich schnell wohlfühlen, gesund bleiben und langfristig bleiben möchten.
Hier kannst du die Folge anhören:
Endlich unterschreibt die neue Mitarbeiterin - und dann? Wie du den Start so gestaltest, dass sie nicht nur fachlich eingearbeitet wird, sondern wirklich in deiner Praxis ankommt und im besten Fall auch langfristig bleibt.
Onboarding in der Therapiepraxis: Wie neue Mitarbeitende wirklich ankommen
Vielleicht kennst du das auch: Du suchst gefühlt ewig nach einer neuen Mitarbeiterin oder einem neues Mitarbeiter - endlich unterschreibt diese Person, und die Freude ist riesig. Dann kommt der erste Arbeitstag. Und zwischen Abrechnungsprogramm und vollen Terminkalendern stellt sich auf einmal die Frage: Wie kann diese neue Person wirklich Teil des Teams werden? Wie kann sie sich Schritt für Schritt in ihre Aufgaben, aber auch in das Teamgefüge und die Praxiskultur einleben?
Weil ich hier immer wieder Unsicherheiten bei Praxisinhaber*innen wahrnehme, sprechen wir heute genau über dieses Thema: Onboarding in der Therapiepraxis.
Was Onboarding wirklich bedeutet
Onboarding heißt übersetzt so viel wie "an Bord nehmen". Gemeint ist damit der gesamte Prozess, der dafür sorgt, dass eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter Schritt für Schritt in die neue Rolle, die Aufgaben und das Team hineinwächst.
Und wichtig schon mal vorweg: Viele denken dabei nur an die ersten Tage oder die Einarbeitung in ein bestimmtes Programm - vielleicht die ersten paar Wochen. Aber Onboarding ist viel mehr als das.
Der Unterschied zwischen Onboarding und Einarbeitung liegt genau hier: Es geht um mehr als die Einarbeitung in einzelne Prozesse. Onboarding umfasst alles, was nötig ist, damit sich jemand wirklich zurechtfindet - von den ersten Infos vor dem ersten Arbeitstag über die fachliche Einarbeitung in Therapien und Abläufe bis hin zur sozialen und kulturellen Integration ins Team.
Ein gutes Onboarding beantwortet also nicht nur die Frage "Wie schreibe ich hier den Therapiebericht?" oder "Wo finde ich die Patientenakten?" - es schafft auch ein Gefühl von Willkommensein. Wie arbeiten wir hier zusammen? Welche Werte leben wir? Wo finde ich Unterstützung, wenn ich mal nicht weiterkomme?
Und noch etwas: Onboarding ist kein kurzer Sprint. Es dauert in der Regel mehrere Monate, bis eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter wirklich angekommen ist.
Warum gutes Onboarding so wichtig ist
Ganz ehrlich: Die meisten Praxisinhaberinnen haben das Thema Mitarbeiterführung und Praxismanagement nie wirklich gelernt. Meist haben sie ein Logopädie-, Physiotherapie- oder Ergotherapiestudium absolviert. Und dann haben sie vielleicht in ihrer ersten Angestelltenrolle beobachtet, was ihre ehemalige Chefin gemacht hat - manche Dinge wurden übernommen, andere hinter sich gelassen. Als die erste Mitarbeiterin kam, haben sie sich reingegroovt, nach Bauchgefühl.
Das ist völlig in Ordnung. Und es ist auch überhaupt nicht tragisch, wenn das Wort Onboarding gerade zum ersten Mal in deine Ohren springt.
Aber hier kommt der entscheidende Punkt: Wenn jemand keinen guten Einstieg hat, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Frust entsteht - und damit Stress, Ausfälle, im schlimmsten Fall Krankheit oder Kündigung.
Ein gutes Onboarding kann dagegen wie ein Sicherheitsnetz wirken. Kein Netz, das hundertprozentige Sicherheit gibt, aber es macht den Start deutlich leichter, gibt Orientierung und sorgt dafür, dass sich die neue Kollegin oder der neue Kollege wirklich willkommen und getragen fühlt. Und das stärkt langfristig Zufriedenheit, Gesundheit und die Bindung an deine Praxis.
Kurz gesagt: Ein gutes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schneller arbeitsfähig sind, sich wohler fühlen, länger bleiben und positiv über deine Praxis sprechen. Es steigert die Motivation, senkt die Fluktuation und stärkt deine Praxis als Arbeitgebermarke.
Die drei Phasen im Onboarding-Prozess
Phase 1: Preboarding - vor dem ersten Arbeitstag
Viele denken, Onboarding beginnt erst am ersten Arbeitstag. Dabei gibt es schon vorher eine wichtige Phase: das sogenannte Preboarding, also alles, was ab dem Moment der Vertragsunterzeichnung passiert.
In dieser Phase geht es darum, Professionalität zu zeigen, Sicherheit zu vermitteln und Vorfreude zu wecken. Das kann ganz konkret bedeuten: Informationen verschicken, sodass die neue Mitarbeiterin weiß, was auf sie zukommt. Vielleicht eine Übersicht, wie die ersten zwei Wochen aussehen. Oder ein kleines Willkommenspaket - eine Karte, ein Notizbuch mit einer kurzen Nachricht vom Team: "Wir freuen uns schon auf dich!"
Vielleicht habt ihr Praxiskleidung oder mit dem Praxislogo versehene Schreibutensilien - all das kann der neuen Person schon vor dem Start geschickt werden, damit sie sich dadurch ein bisschen in die neue Rolle einfühlen kann. Und damit sie spürt: Da ist ein Team, das sich freut, dass ich bald starte.
Frag dich also: Was braucht das neue Teammitglied, um schon vorher ein entspanntes, positives Gefühl zu haben und zu wissen, woran sie ist?
Phase 2: Orientierungsphase - die ersten Wochen bis etwa drei Monate
In dieser Phase geht es darum, die neue Person in die Abläufe der Praxis einzuführen, sie Schritt für Schritt mehr Verantwortung übernehmen zu lassen und die soziale Integration zu fördern.
Ein hilfreicher Ansatz, den ich in immer mehr Praxen sehe: Statt direkt mit einem vollen Therapieplan zu starten, beginnen die ersten ein bis zwei Wochen mit Hospitationen bei allen Teammitgliedern. Das hat einen doppelten Mehrwert - fachlich und sozial. Die neue Kollegin sieht, wie in deiner Praxis gearbeitet wird: Wie werden Patient*innen begrüßt? Wie wird protokolliert? Wie wird ein Elterngespräch geführt? Und gleichzeitig lernt sie ihre Kolleg*innen in ihrer Therapierolle kennen.
Mein Impuls dazu: Hospitationen können auch für erfahrene Mitarbeitende sinnvoll sein, die schon in vielen Praxen gearbeitet haben. Denn es geht nicht darum, die fachliche Kompetenz in Frage zu stellen, es geht darum, sich gegenseitig einzugrooven und zu verstehen, wie genau ihr hier zusammenarbeitet.
In dieser Phase lohnt es sich auch, auf der kulturellen Ebene genauer hinzuschauen: Das neue Teammitglied in die Praxiswerte einzubeziehen. Das heißt nicht: "Hier sind unsere Werte, daran wirst du jetzt gemessen." Sondern eher: "So arbeiten wir zusammen. Das sind für uns Do's and Don'ts. Das ist, was uns wichtig ist." Wenn ihr zum Beispiel Teamgeist als Wert lebst - erkläre, was das konkret bedeutet. Denn ein Buzzword gibt wenig Orientierung. Aber "Teamgeist bedeutet bei uns, dass wir..." gibt der neuen Person Sicherheit und ein Gefühl dafür, wie hier die Dinge laufen.
Phase 3: Integrationsphase - vom dritten bis etwa zum sechsten Monat
In der Integrationsphase geht es darum, die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter langfristig ins Team einzubinden, mehr Eigenverantwortung zu fördern und die Bindung weiter zu stärken.
Vielleicht gibt es in dieser Phase ein Team-Event außerhalb der Arbeitszeit, bei dem man sich noch mal ganz anders kennenlernt. Vielleicht zeigt sich hier, dass die neue Kollegin bestimmte Störungsbilder besonders gerne behandelt und sie zusammen mit einer Kollegin eine Fortbildung besucht. Oder sie und eine Kollegin besuchen sich gegenseitig in einzelnen Therapiesitzungen für eine Art kollegiale Supervision.
Am Ende dieser Phase findet häufig das Probezeitgespräch statt. Und genau hier möchte ich den Impuls geben: Es reicht oft nicht, erst nach sechs Monaten einmal zu sprechen, wie die Probezeit war. Engeres Dranbleiben während der Probezeit macht einen großen Unterschied.
Konkrete Ideen für deinen Onboarding-Prozess
Informationen sinnvoll verteilen - nicht alles auf einmal
Viele neue Kolleg*innen fühlen sich überrollt, wenn sie am ersten Arbeitstag sofort alles wissen sollen. Wie funktioniert die Tankkarte? Wo stehen die Hausbesuchsfahrzeuge? Wie wird protokolliert? Sämtliche Softwaretricks auf einmal?
Frag dich stattdessen: Was muss die neue Person in Woche eins wirklich wissen und was hat Zeit? Was kann sie auch erst nach einigen Wochen oder Monaten erfahren? Manche Infos sind in ihrer Rolle vielleicht sogar gar nicht relevant?
Viele Inhaber*innen neigen manchmal dazu, aus Fürsorge über ganz viele Dinge zu informieren. Aber wer spürt, dass jemand sich Gedanken gemacht hat, was jetzt gerade relevant ist und was noch Zeit hat, fühlt sich sicherer und weniger überfordert.
Praxishandbuch oder Mitarbeiter-App als Ressource
Je größer dein Team ist, desto zeitaufwendiger wird es, jede neue Person persönlich in alles einzuweisen. Viel ressourcenschonender kann es sein, wichtige Infos aufzuschreiben - in einem digitalen oder haptischen Ordner, oder sogar in einer Mitarbeiter-App mit kurzen Erklärvideos.
Stell dir vor, deine neue Mitarbeiterin hat am Donnerstagnachmittag eine Frage zum Thema Verordnungen, aber beide Kolleginnen sind gerade in Therapie. Wenn sie im Praxishandbuch nachschlagen kann, findet sie die Antwort selbst. Das stärkt ihre Eigenständigkeit, gibt ihr Sicherheit und entlastet dich.
Du musst das nicht von heute auf morgen aufbauen. Fang mit einzelnen Prozessen an, die immer wieder auftreten, und schreib sie Schritt für Schritt auf. Kleine Schritte sind besser als alles auf einmal.
Eine feste Ansprechperson - die Patin oder der Buddy
Hilfreich kann es auch sein, der neuen Mitarbeiterin eine feste Ansprechperson im Team zu geben - eine Patin oder einen Buddy. Das muss nicht die Chef*in sein, sondern einfach jemand aus dem Team, der sagt: "Ich übernehme gerne die Verantwortung und bin für die ersten sechs Monate Patin für diese Person."
Diese Patin oder dieser Pate kann Fragen beantworten, kleine Dinge klären, Dinge erklären, die sonst vielleicht nicht angesprochen werden. Und es ist oft einfach etwas anderes, eine enge Bezugsperson zu haben, die nicht die Chefin oder der Chef ist - weil die Chef*innenrolle eben noch mal anders besetzt ist.
Für die Person, die die Patenschaft übernimmt, kann das übrigens auch spannend sein: Expertise weitergeben, unterstützend zur Seite stehen, sich in einer neuen Rolle ausprobieren - das kann für Menschen mit dem Bedürfnis nach Weiterentwicklung eine schöne Aufgabe sein.
Die Kennenlernen-Challenge
Noch eine Idee, die eher auf die soziale und kulturelle Ebene einzahlt und ein schöner Stimmungsauflockerer in der manchmal anstrengenden Anfangszeit sein kann: eine Kennenlernen-Challenge.
Die Idee dahinter: Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter hat in den ersten Wochen kleine Aufgaben, die nichts mit Therapie oder Orga zu tun haben, sondern sich einfach darum drehen, das Team kennenzulernen. Zum Beispiel: "In Woche drei triffst du dich mit Kollegin XY in der Mittagspause auf einen Kaffee." Oder: "Finde heraus, wer im Team den verrücktesten Lieblingssport hat."
Das baut Hemmschwellen ab, macht Spaß und wenn die anderen Teammitglieder offen reagieren, ist das oft ein echter Eisbrecher.
Drei Impulse, wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst
Impuls 1: Mach dir einen klaren Plan - schriftlich, nicht nur im Kopf
Frag dich: Was muss die neue Mitarbeiterin wann wissen? Was ist dringend, was hat Zeit? Was können wir schon vorher tun, um sie willkommen zu heißen? Wie sehen die idealen ersten Wochen aus? Und wer übernimmt neben dir als Inhaber*in Verantwortung in diesem Prozess?
Impuls 2: Plane mehr Zeit ein, als du denkst
Onboarding ist kein Sprint. Es dauert länger als wir uns oft eingestehen wollen, damit es wirklich gut wird. Das heißt nicht, dass du monatelang nichts anderes zu tun hast. Aber plane bewusste Zeitfenster dafür ein. Und bringe Dinge an den Start, die automatisiert oder standardisiert sind - so machst du es dir langfristig einfacher. Im Praxisalltag kommt schneller als einem lieb ist irgendetwas dazwischen.
Impuls 3: Bleib eng dran - auch nach den ersten Wochen
Achte darauf, dass das Onboarding nicht nach zwei, drei Wochen im Sande verläuft, wenn es scheinbar gut läuft. Gerade dann zeigt sich oft, ob die neue Kollegin oder der neue Kollege wirklich angekommen ist oder ob es noch hakt. Führe regelmäßige Entwicklungsgespräche, nicht erst nach der Probezeit. Ob wöchentlich oder monatlich - entscheide selbst in welcher Frequenz, die zur Person und zu deiner Praxis passt. Aber mein klarer Impuls: Bleib dran, statt auf das große Probezeitgespräch nach sechs Monaten zu warten.
Reflexionsfragen zum Mitnehmen
Wie läuft der Onboarding-Prozess aktuell in deiner Praxis ab? Ist das bisher eher eine zufällige Sache nach Bauchgefühl? Gibt es schon eine klare Struktur? Oder ist es ein Mischmasch - eine Struktur, mit der du dich aber nicht ganz wohl fühlst?
Was klappt schon gut? Was fühlt sich noch nicht ganz stimmig an?
Und: Wenn du dich jetzt für eine Sache entscheiden müsstest, die du direkt verändern oder neu ausprobieren könntest - welche wäre das?
Onboarding ist mehr als Einarbeitung. Es ist der Start in eine Beziehung, die im besten Fall lange hält. Und es lohnt sich wirklich, sich darüber Gedanken zu machen.
Wenn du merkst, dass du beim Thema Onboarding - oder bei anderen Fragen rund um deine Praxisführung - gerne Unterstützung hättest, dann schau gerne auf therapiepause.de/angebote vorbei. Das Thema Onboarding kann zum Beispiel auch Inhalt im 1:1 Coaching sein - dann erarbeiten wir gemeinsam einen individuellen Onboarding-Plan, der zu dir und deinem Team passt.
Ich wünsche dir Zeit für gesunde Praxisführung!
Deine Ina