#46 (2/2) Mitarbeitergespräche in der Therapiepraxis neu gedacht: Von der Pflichtübung zum echten Austausch
In Folge 2 der Doppelfolge geht es um die konkrete Umsetzung: Wie gestaltest du Mitarbeitergespräche, die sich für beide Seiten gut anfühlen? Wir schauen uns drei Stellschrauben an, um aus der Pflichtübung einen echten Austausch zu machen.
Du bekommst konkrete Impulse zur Vorbereitung, Fragen, die echte Tiefe ermöglichen, und Ideen, wie du mit heiklen Momenten souverän umgehen kannst.
Das hier ist Folge 2 einer Doppelfolge. Falls du Folge 1 noch nicht gehört hast, hör gerne erst dort rein - da legen wir die Grundlagen.
Hier kannst du die Folge anhören:
In Teil 1 haben wir geschaut, warum Mitarbeitergespräche in vielen Therapiepraxen nicht stattfinden - und warum das klassische Bild davon für die meisten einfach nicht mehr passt. Jetzt geht es ans Eingemachte: Wie gestaltest du diese Gespräche konkret so, dass sie sich für alle Beteiligten stimmig anfühlen?
Falls du Teil 1 noch nicht gelesen hast, empfehle ich dir, dort einzusteigen - da haben wir die Grundlagen gelegt und geschaut, was Mitarbeitergespräche mit Resilienz zu tun haben.
➡️➡️ Hier gehts zu Teil 1
Mitarbeitergespräche in der Therapiepraxis konkret neu gestalten: 3 Stellschrauben, die wirklich einen Unterschied machen
Kurz zur Erinnerung: Viele Inhaber*innen fremdeln mit dem klassischen Bild von Mitarbeitergesprächen: Einmal im Jahr, zwei Stunden, Bewertungsbögen ausfüllen. Für viele Therapiepraxen passt das schlicht nicht mehr. Wir haben uns auch angeschaut, welche Hürden uns davon abhalten, diese Gespräche regelmäßig und entspannt zu führen.
Jetzt geht es um die Umsetzung. Welche drei Stellschrauben kannst du drehen? Wie bereitest du dich vor? Und wie gehst du mit heiklen Momenten um - zum Beispiel der berühmten Gehaltsfrage?
3 Stellschrauben, mit denen du Mitarbeitergespräche neu gestaltest
In meinen Coachings erlebe ich immer wieder, dass kleine Veränderungen einen großen Unterschied machen können. Ich möchte dich wirklich dazu einladen, in kleinen Schritten zu denken. Hier sind die drei Stellschrauben, an denen andere Praxisinhaber*innen gedreht haben, um ihre Mitarbeitergespräche so umzugestalten, dass sie sich für alle Beteiligten stimmig anfühlen.
Stellschraube 1: Der Name
Das klingt erstmal unspektakulär, ich weiß. Aber genau der Name kann tatsächlich einen Unterschied machen.
Ich kenne einige Praxisinhaber*innen, die sich jahrelang schwergetan haben mit diesen Gesprächen. Manchmal lag das auch an Erfahrungen aus der Vergangenheit. Im Coaching höre ich dann Dinge wie: "Bei meiner alten Chefin war es immer so unangenehm. Ich hatte jedes Mal Bauchschmerzen, wenn der Termin näher kam. Sobald in meinem Kalender 'Mitarbeitergespräch' stand, wurde mir schon ganz anders."
Und weißt du, was bei manchen einen großen Unterschied gemacht hat? Den Gesprächen einen anderen Namen zu geben. Statt Mitarbeitergespräch vielleicht Entwicklungsgespräch. Oder Jahresaustausch. Oder ganz einfach: unser Gespräch. Das mag simpel klingen - aber diese kleine Änderung kann einen echten Unterschied machen.
Der neue Name erlaubt es, das Gespräch auch neu zu denken, ohne dieses Bild im Hinterkopf: "Aber richtige, professionelle Mitarbeitergespräche macht man doch eigentlich so." Der neue Name gibt dir die Freiheit, das Gespräch so zu gestalten, wie es zu dir, deinem Team und deiner Praxis passt.
Stellschraube 2: Der Rahmen
Damit meine ich: Wo findet das Gespräch statt? Was ist die Atmosphäre? Wie ist das Setting?
Wer sagt eigentlich, dass ein Mitarbeitergespräch immer am Schreibtisch in deinem Büro stattfinden muss? Dieses Setting hat oft ganz automatisch einen formellen Touch. Du sitzt hinter dem Schreibtisch, die Mitarbeiterin davor - das erzeugt räumlich schon ein Gefälle. Was wäre, wenn du stattdessen zu ihr oder ihm in den Therapieraum gehst? Also nicht: die Mitarbeiterin kommt zu dir ins Büro - sondern: du gehst zu ihr. Kleiner Unterschied, aber auch das kann etwas verändern.
Oder ganz anders: Ich kenne Inhaber*innen, die während des Gesprächs oder danach mit ihrer Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter in ein Café gehen. Gemeinsam einen Kaffee trinken, vielleicht etwas essen. Der formelle Rahmen wird ganz bewusst aufgebrochen, um zu ermöglichen, dass wirkliche Begegnung stattfindet - fernab von vorgefertigten Floskeln und Bewertungsbögen.
Und wenn jetzt dein innerer Skeptiker anklopft und fragt, wie das dann noch professionell gehen soll: Die Rückmeldungen aus meinen Coachings sind da sehr eindeutig. Diese Gespräche finden äußerst professionell statt. Vielleicht lohnt es sich, wenn du für dich klärst, was "professionell" eigentlich bedeutet. Effektiv und zielführend - ja. Ein Kaffeegespräch, bei dem man nur Smalltalk hält - nein. Scheinbar braucht es dafür gar nicht diesen gezwungenen, formellen Rahmen am Schreibtisch.
Natürlich soll das jetzt nicht heißen, dass du ab sofort jedes Gespräch im Restaurant führen musst. Aber die Frage ist: Welcher Rahmen würde dazu beitragen, dass ihr beide entspannter seid und dass echte Offenheit entstehen kann?
Für deine Mitarbeiterin gilt dabei übrigens dasselbe: Damit sie sich wirklich öffnet und ehrlich sagt, wie sie die letzten Monate erlebt hat, was sie sich für die nächsten Wochen vornimmt - dafür braucht es einen sicheren Rahmen. Psychologische Sicherheit entsteht nicht automatisch nur weil die Bürotür zu ist. Sie entsteht durch die Atmosphäre, durch das Signal: Du darfst hier alles äußern.
Stellschraube 3: Die Frequenz
Für mich ist das ein ganz entscheidender Punkt - und der Trend in modernen Führungsansätzen zeigt das auch.
Der Trend geht immer mehr weg vom klassischen Modell: einmal im Jahr, zwei Stunden zusammensitzen, dann ein Jahr Pause. Ein Jahr - in dem so unfassbar viel passieren kann. Bedürfnisse entstehen und verschwinden. Frustrationen wachsen. Chancen werden verpasst, weil niemand darüber gesprochen hat.
Das heißt nicht, täglich deinen Mitarbeitenden hinterherzulaufen und zu fragen, wie es ihnen geht. Es geht vielmehr darum, die Frequenz so anzupassen, dass du wirklich mitbekommst, was deine Teammitglieder bewegt.
Als kleine Inspiration: Es gibt Praxen, die führen monatliche Gespräche - aber keine zweistündigen Jahresgespräche, sondern kurze Check-ins von ungefähr fünfzehn Minuten. Schnell Feedback bekommen, zeitnah Rückmeldung geben, Bedürfnisse wahrnehmen. Andere treffen sich alle sechs Monate als Zwischenstation im Jahreszyklus. Wieder andere machen es quartalsweise.
Ich vertrete hier keine feste Meinung, wie oft genau diese Gespräche stattfinden müssen - das hängt sehr von deiner Praxis ab, der Größe deines Teams, eurer Kultur. Aber der Impuls, den ich dir mitgeben möchte: Brich die Idee auf, dass es nur dieses eine große Gespräch im Jahr geben kann. Und frag dich, was für euch wirklich Sinn macht.
So bereitest du dich auf das Gespräch vor
Deine Vorbereitung als Inhaber*in
Bevor du in das Gespräch gehst, nimm dir in Ruhe Zeit zum Reflektieren. Vielleicht hast du ein kleines Notizbüchlein oder ein digitales Tool, in dem du dir zwischendurch Notizen zu den einzelnen Personen in deinem Team machst. Dann wird dir diese Reflexion vor dem Gespräch deutlich leichter fallen - weil du nicht erst kurz vorher überlegst, was dir zu dieser Person gerade einfällt, sondern schon gesammelte Eindrücke aus den letzten Wochen hast.
Frag dich in dieser Reflexion zum Beispiel: Was läuft aus meiner Sicht gut bei dieser Person? Wo sehe ich Entwicklungspotenzial? Gibt es etwas, das ich ansprechen möchte, das mir aufgefallen ist? Was wünsche ich mir für die Zusammenarbeit? Gab es besondere Situationen in den letzten Monaten - hat sie oder er etwas Neues übernommen, wie hat das geklappt, gab es Herausforderungen?
Die Vorbereitung deiner Mitarbeiterin oder deines Mitarbeiters
Genauso wichtig ist, dass auch deine Mitarbeiterin oder dein Mitarbeiter die Möglichkeit zur Vorbereitung bekommt. Dafür braucht die Person Klarheit darüber, was sie in diesem Gespräch erwartet. Du kannst ihr im Vorfeld ein paar Impulsfragen mitgeben - keine Fragebögen mit Scores von eins bis zehn, sondern eine Einladung zur Reflexion. Zum Beispiel:
Was gibt dir aktuell Energie und was raubt dir gerade Energie im Therapiealltag?
Was brauchst du gerade von mir oder dem Team?
Wenn du auf die letzten Monate zurückschaust: Auf was bist du stolz? Welche Entwicklungsschritte bist du gegangen?
Welches Thema soll in den kommenden Wochen deinen Fokus haben und woran würdest du merken, dass du diesen Fokus gut gehalten hast?
Wer kann dich auf diesem Weg unterstützen? Was brauchst du von mir?
Eine Inhaberin aus meinem Coaching hat sich für diese Gesprächsvorbereitung kleine Reflexionskärtchen mit Fragen entworfen. Die Mitarbeiterin hat die Möglichkeit, diese Karten vorab durchzulesen und sich Notizen zu machen - und dieselben Karten liegen dann auch im Gespräch auf dem Tisch. Ein sehr guter Leitfaden.
Das Wichtige dabei: Beide Seiten haben die Möglichkeit, sich vorzubereiten - und ihr habt im Gespräch eine gemeinsame Grundlage.
Im Gespräch selbst: Mit Neugier statt Bewertung
Mein wichtigster Tipp für das Gespräch selbst: Geh mit einer Haltung der Neugier hinein - nicht mit einer Haltung der Bewertung.
Stell offene Fragen. Hör zu. Lass Pausen zu - nicht jede Stille muss sofort gefüllt werden. Schau, was sich im gemeinsamen Gespräch entwickelt.
Ein paar Fragen, die echte Tiefe ermöglichen können:
Wenn du dir eine Sache wünschen könntest, die deine Arbeit leichter macht — was wäre das?
Gibt es etwas, das du dir von mir wünschst?
Was beschäftigt dich gerade am meisten in deiner Arbeit?
Worauf möchtest du dich in den nächsten Monaten konzentrieren?
Das sind Fragen, die Raum geben für ein wirkliches Gespräch. Keine Ja-Nein-Fragen, sondern Einladungen zum Nachdenken. Und sie zeigen deiner Mitarbeiterin oder deinem Mitarbeiter: Hier geht es um dich. Hier ist Raum für das, was dich bewegt.
Was tun, wenn es heikel wird?
Die Gehaltsfrage
Du sitzt im Gespräch, alles läuft gut - und dann kommt sie: "Ich würde gerne noch über das Gehalt sprechen." Ich verstehe total, wenn dich das erstmal ins Schwitzen bringt.
Und jetzt komme ich von der anderen Seite: Die Gehaltsfrage ist meistens gar nicht das eigentliche Problem. Das Problem ist, wenn wir so sehr Angst davor haben, dass wir die Gespräche deshalb gar nicht mehr führen.
Mein Impuls: Sieh die Gehaltsfrage nicht als Angriff, sondern als Information. Deine Mitarbeiterin oder dein Mitarbeiter teilt dir ein Bedürfnis mit - und das ist erst einmal okay. Denn nur so kannst du damit arbeiten. Das heißt noch nicht, dass du dem zustimmen musst. Und du musst in diesem Gespräch auch nicht sofort eine Antwort haben.
Du kannst zum Beispiel sagen: "Danke, dass du das ansprichst. Lass mich darüber nachdenken. Ich mache mir ein paar Notizen und dann sprechen wir noch mal darüber - lass uns gleich in den Kalender schauen." Das ist völlig in Ordnung.
Und wenn du merkst, dass die Gehaltsfrage eigentlich für etwas anderes steht - für mangelnde Wertschätzung vielleicht, oder fehlende Entwicklungsperspektiven - dann ist das Gespräch genau der richtige Ort, um dem auf den Grund zu gehen. Also nicht umschiffen, sondern hinschauen. Das kriegst du hin!
Kritisches Feedback geben
Auch das ist ein Moment, den viele eher scheuen. Du möchtest deiner Mitarbeiterin oder deinem Mitarbeiter etwas rückmelden, das aus deiner Sicht nicht so gut läuft, aber du willst sie oder ihn nicht verletzen, willst keine schlechte Stimmung erzeugen.
Drei Gedanken dazu.
Erstens: Wenn du deiner Mitarbeiterin nicht sagst, dass etwas nicht passt, nimmst du ihr auch die Chance, sich zu entwickeln. Und du nimmst dir selbst die Chance, dass sich etwas verbessert. Überall dort, wo wir Themen nicht ansprechen, verpassen wir die Chance, dass sich dahingehend überhaupt etwas verändert.
Zweitens: Es kommt darauf an, wie du es sagst. Sprich aus deiner Perspektive - nicht "Du machst das falsch", sondern "Mir ist aufgefallen, dass...". Und sei dabei so konkret wie möglich. Also nicht ein vages "Ich finde, du bist manchmal ungenau", sondern: "Mir ist aufgefallen, dass in den letzten drei Monaten zehn Verordnungen fehlerhaft abgelegt wurden. Das hat dazu geführt, dass..." Und noch wichtig: Wenn ein Thema wirklich akut und groß ist, dann sprich es direkt an - warte nicht auf das nächste geplante Gespräch in drei Monaten.
Drittens: Feedback braucht auch Positives. Und damit meine ich nicht die Sandwich-Technik, bei der das Kritische zwischen zwei Komplimenten versteckt wird. Sondern echte Anerkennung dessen, was gut läuft. Menschen können Kritik deutlich besser annehmen, wenn sie sich grundsätzlich wertgeschätzt fühlen. Schau also auch, durch welche Strukturen, Gewohnheiten und Rituale Wertschätzung von dir bei den einzelnen Teammitgliedern ankommt - nicht nur als Pizza für alle am Freitag, sondern wirklich bei der einzelnen Person.
Glaubenssätze, die Praxisinhaber*innen aufhalten - und wie du damit umgehst
Glaubenssätze begegnen uns überall. Ich teile ein paar, die ich im Coaching oft höre.
"Ich habe für solche Gespräche einfach keine Zeit." Ja, der Praxisalltag ist voll. Aber hier ist meine Gegenfrage: Wie viel Zeit kostet es dich, wenn Themen nicht angesprochen werden, wenn Frust sich aufbaut, wenn Mitarbeiter*innen kündigen, weil sie sich nicht gesehen fühlen? Die Zeit, die du in regelmäßige Gespräche investierst, ist keine verlorene Zeit. Sie ist eine Investition in die Stabilität deines Teams.
"Das passt nicht zu uns - das wirkt so gekünstelt." Dieser Glaubenssatz basiert oft auf dem bestimmten Bild von Mitarbeitergesprächen, diesem formellen, steifen Modell. Aber wie wir gesehen haben: Du kannst das Gespräch ganz anders gestalten. Es darf sich anfühlen wie ein echtes Gespräch unter zwei Menschen, die zusammenarbeiten - nicht wie eine Prüfungssituation.
"Wir reden doch eh jeden Tag miteinander." Ja, das stimmt wahrscheinlich. Aber worüber? Meistens über Organisatorisches, vielleicht auch mal was Privates, über Patient*innen, den nächsten Termin. Das Alltagsgespräch zwischen Tür und Angel ersetzt nicht diesen geschützten Raum, in dem es wirklich um die Person geht - um ihre Entwicklung, ihre Bedürfnisse, ihre Zufriedenheit, ihre Perspektiven.
"Ich bin nicht der Typ für solche Gespräche." Weißt du was? Du musst gar kein bestimmter Typ sein. Du musst keine perfekte Gesprächsführerin oder kein perfekter Gesprächsführer sein. Es reicht, wenn du ehrlich interessiert bist. Wenn du zuhörst. Wenn du dir im Vorfeld Gedanken gemacht hast und einen roten Faden hast. Und das Schöne ist: Je öfter du diese Gespräche führst, desto natürlicher werden sie sich anfühlen — für dich und für dein Team.
Drei Reflexionsfragen zum Mitnehmen
An welcher der drei Stellschrauben - Name, Rahmen, Frequenz - könntest du als erstes drehen? Was klingt für dich attraktiv, vielleicht auch einfach umsetzbar? Was wäre eine kleine Veränderung, die du gut umsetzen könntest - und was würdest du dir davon erhoffen?
Wenn du an dein nächstes Gespräch mit einem Teammitglied denkst: Welche eine Frage möchtest du ihr oder ihm auf jeden Fall stellen - eine Frage, die echte Tiefe ermöglicht? Schreib sie gerne schon mal auf.
Und: Welcher Glaubenssatz hält dich aktuell noch davon ab, Mitarbeitergespräche entspannt und regelmäßig zu führen? Welcher ist das - und was wäre, wenn dieser Glaubenssatz gar nicht mehr da wäre? Was wäre dann anders?
Nimm diese Fragen gerne mit in die nächsten Tage!
Wenn du beim Nachdenken merkst, dass du da noch tiefer reintauchen möchtest: Themen rund um Mitarbeitergespräche, deine Rolle als Inhaber*in, die Strukturen in deiner Praxis - das sind genau die Themen, mit denen wir im 1:1 Coaching arbeiten. Alle Infos dazu findest du auf therapiepause.de/angebote.
Ich wünsche dir Zeit für gesunde Praxisführung!
Deine Ina