#45 (1/2) Mitarbeitergespräche in der Therapiepraxis neu gedacht: Von der Pflichtübung zum echten Austausch
In dieser Folge spreche ich darüber, warum Mitarbeitergespräche in vielen Praxen selten oder nur mit Bauchschmerzen stattfinden – und was das mit unserem Bild von diesen Gesprächen zu tun hat.
Wir schauen uns an, welche Hürden dich vielleicht davon abhalten, diese Gespräche entspannt und regelmäßig zu führen. Du bekommst Impulse, warum Mitarbeitergespräche gerade in unsicheren Zeiten echte Resilienz-Booster für dein Team sein können – und warum es sich lohnt, das klassische Bild vom jährlichen Bewertungsgespräch aufzubrechen.
Das hier ist Folge 1 einer Doppelfolge. In Teil 2 geht es dann um die konkrete Umsetzung: Welche Stellschrauben du drehen kannst, wie du dich vorbereitest und wie du auch mit heiklen Momenten souverän umgehst.
Hier kannst du die Folge anhören:
Mitarbeitergespräche - ein Thema, das in vielen Therapiepraxen irgendwie mitschwingt, aber selten wirklich zur Zufriedenheit aller gelöst wird. Manche fühlen sich dabei steif und aufgesetzt, andere finden gar nicht erst statt. In diesem ersten Teil schauen wir uns an, warum das so ist - und was das Ganze mit Resilienz und gesunden Strukturen zu tun hat.
Mitarbeitergespräche in der Therapiepraxis neu denken: Warum das klassische Modell für viele Praxen nicht mehr passt
Nach dem Jahreswechsel höre ich im Coaching immer wieder, dass Mitarbeitergespräche anstehen. Und ich höre dabei ganz unterschiedliche Töne. Die einen sagen: "Ja, das machen wir, aber irgendwie fühlt sich das immer etwas steif an." Andere sagen ehrlich: "Ina, ich habe diese Gespräche schon lange nicht mehr geführt, weil ich gar nicht so richtig weiß, wie." Und wieder andere fragen sich: "Brauchen wir das überhaupt? Wir reden doch eh jeden Tag miteinander."
Falls du dich in einem dieser Gedanken wiedererkennst - du bist hier genau richtig.
Bevor wir inhaltlich einsteigen, lade ich dich kurz zu einem kleinen Gedankenexperiment ein. Mal Hand aufs Herz: Wie geht es dir, wenn du an das Thema Mitarbeitergespräche denkst? Bist du eher vorfreudig oder eher angespannt? Fühlst du dich sicher in diesen Gesprächen - oder eher unsicher? Hast du Klarheit darüber, was du in so einem Gespräch eigentlich erreichen möchtest? Oder ist es eher dieses diffuse "Ach, wir müssten mal wieder"?
Und vielleicht kannst du das Ganze auch mal umdrehen: Denk an Mitarbeitergespräche, an denen du selbst früher als Angestellte*r teilgenommen hast - vielleicht in deiner ersten Praxis nach dem Studium, in der Ausbildung oder im Studium selbst. Welche Bilder entstehen da vor deinem inneren Auge? Welche Gefühle sind damit verbunden?
Ich stelle diese Fragen ganz bewusst am Anfang, weil unsere eigenen Erfahrungen oft prägen, wie wir heute als Inhaber*in an dieses Thema herangehen. Manchmal schleppen wir unbewusst Bilder mit uns, die gar nicht mehr zu uns und unserer Praxis passen. Aber dazu gleich mehr.
Was Mitarbeitergespräche wirklich sind
Wenn ich von Mitarbeitergesprächen rede, meine ich ein im Voraus geplantes, festes Zeitfenster für ein Vier-Augen-Gespräch zwischen dir als Inhaber*in und einer Person aus deinem Team - ob Therapeut*in, Bürokraft oder Praxismanager*in.
Und ganz wichtig: Das ist etwas komplett anderes als eine Teamsitzung. In der Teamsitzung geht es häufig um Organisatorisches - die Warteliste, Terminplanung, eine Fallbesprechung, wann die Fenster geputzt werden und wann die Weihnachtsfeier stattfindet. Das hat alles seine Berechtigung, aber es bietet kaum Raum für den individuellen Austausch mit einer einzelnen Person.
Im Mitarbeitergespräch geht es um diese eine Person. Um ihre Situation, ihre Entwicklung, ihre Bedürfnisse, ihre Zufriedenheit - und auch um deine Perspektive als Inhaber*in. Was nimmst du wahr? Was läuft gut? Wo siehst du Entwicklungspotenzial? Im Kern geht es darum, einen geschützten Rahmen zu schaffen für echten Austausch zwischen zwei Menschen.
Warum Mitarbeitergespräche in vielen Praxen nicht stattfinden
Obwohl die meisten Inhaber*innen wissen, dass diese Gespräche wichtig sind, finden sie in vielen Praxen trotzdem nicht statt - oder nur unregelmäßig, oder mit einem unguten Gefühl. Woran liegt das? Ich teile ein paar Gründe, die mir im Coaching immer wieder begegnen. Vielleicht erkennst du dich in dem einen oder anderen Punkt wieder.
Grund 1: Zeitmangel
Der Klassiker. Der Praxisalltag ist eh schon so voll, die Terminkalender platzen aus allen Nähten, die Warteliste wächst - und jetzt soll ich mir auch noch Zeit nehmen für Einzelgespräche mit jedem Teammitglied? Je größer das Team, desto drückender dieser Gedanke. Das klingt erst mal nach einem weiteren Zeitfresser auf der ohnehin langen To-do-Liste.
Grund 2: Unsicherheit
Viele Inhaber*innen fühlen sich in diesen Gesprächen nicht wirklich sicher. Sie fragen sich: Was sage ich am Anfang? Wie steige ich gut ins Gespräch ein? Wie gebe ich Feedback, ohne dass es komisch wird? Was mache ich, wenn die Mitarbeiterin etwas anspricht, auf das ich keine Antwort habe? Und überhaupt - wie führt man so ein Gespräch eigentlich "richtig"? Diese Unsicherheit kann dazu führen, dass man das Ganze lieber auf die lange Bank schiebt.
Grund 3: Die Sorge vor der Gehaltsfrage
Das höre ich wirklich oft: "Ich habe ehrlich gesagt keine Lust auf Mitarbeitergespräche, weil am Ende eh nur die Frage nach mehr Gehalt kommt - und da kann ich nicht jedes Jahr riesige Sprünge machen." Diese Sorge führt bei manchen dazu, dass sie die Gespräche lieber ganz vermeiden.
Grund 4: Die Angst vor kritischem Feedback
Wie gehe ich damit um, wenn ich meiner Mitarbeiterin oder meinem Mitarbeiter etwas rückmelden möchte, das aus meiner Sicht nicht so gut läuft? Manche probieren dann die Sandwich-Technik — zuerst ein Kompliment, dann die Kritik, dann wieder ein Kompliment. Aber irgendwie fühlt sich das am Ende nicht wirklich stimmig an. Viele Inhaber*innen scheuen diesen Moment, weil sie niemanden verletzen wollen, keine schlechte Stimmung erzeugen wollen - und in letzter Zeit kommt auch immer öfter der Gedanke: "Ich kann es mir gefühlt nicht erlauben, zu viel kritisches Feedback zu geben, weil ich Angst habe, dass die Person kündigt."
Grund 5: Das Gespräch wirkt aufgesetzt
"Wir sind doch eine kleine Praxis - wir reden doch eh jeden Tag miteinander. Warum soll ich jetzt so ein formelles Gespräch führen? Das fühlt sich einfach total aufgesetzt an." Vielleicht ist der Sinn und Zweck schon irgendwie klar - aber es fühlt sich unnatürlich an. Und auf einmal ist da diese Hierarchie mit im Raum, obwohl man sich sonst eigentlich immer auf Augenhöhe begegnet.
Wenn du dich in einem dieser Punkte wiedererkennst: Das ist absolut okay. Diese Gedanken sind nachvollziehbar. Und sie zeigen vor allem eines - das klassische Bild von Mitarbeitergesprächen passt für viele Therapiepraxen einfach nicht.
Was Mitarbeitergespräche mit Resilienz zu tun haben
Resilienz ist ein Thema, das ich nicht oft genug ansprechen kann - gerade in Therapiepraxen. Und gerade in unsicheren Zeiten. Damit meine ich jetzt nicht nur weltpolitische Unsicherheiten, sondern auch Phasen, in denen in deiner Praxis viel los ist. Vielleicht stehen Veränderungen an, jemand hat gekündigt oder jemand Neues kommt ins Team.
In solchen Phasen des Umbruchs passiert etwas Interessantes: Menschen in Unternehmen neigen dazu, in der Kommunikation zurückzufahren. Wenn viel los ist, konzentrieren wir uns aufs Wesentliche - Therapien durchführen, Abrechnung machen, den Laden am Laufen halten. Was dann auf der Nice-to-have-Liste landet: transparente Kommunikation, schauen wie es dem Team geht, Mitarbeitergespräche führen.
Aber genau das ist das Problem. Denn in unsicheren Zeiten braucht dein Team Orientierung. Dein Team braucht das Gefühl, gesehen zu werden. Einen Raum, in dem jemand sagen kann: "Hey, mir geht es gerade so oder so. Ich brauche das oder das." Und wenn wir ehrlich sind: In Therapiepraxen ist eigentlich immer irgendwas los, oder? Die ruhige Phase, in der endlich Zeit für alles ist - die kommt selten. Das heißt: Wir können uns von dem Gedanken verabschieden, auf den richtigen Moment zu warten.
Mitarbeitergespräche sind genau dieser kommunikative Raum. Sie sorgen dafür, dass du den Draht zu deinem Team behältst. Dass du mitbekommst, wenn etwas brodelt, bevor es zum größeren Problem wird. Dass deine Mitarbeitenden sich getragen und wahrgenommen fühlen, auch wenn drum herum gerade viel Trubel ist. Das ist Resilienz auf Teamebene - eine Struktur, die auch dann trägt, wenn es mal wackelig wird.
Und ich bin wirklich fest davon überzeugt: Die Zeit, die du in regelmäßige Gespräche investierst, sparst du am Ende mehrfach wieder ein. Weil weniger Missverständnisse entstehen. Weil Themen früher geklärt werden, statt auf die lange Bank geschoben zu werden. Weil Menschen, die sich gesehen fühlen, motivierter und zufriedener sind - und im Idealfall auch länger in deiner Praxis arbeiten.
Das Bild von Mitarbeitergesprächen in unserem Kopf - und warum es nicht mehr passt
Viele von uns sind mit einem bestimmten Bild von Mitarbeitergesprächen aufgewachsen: einmal im Jahr, ein bis zwei Stunden, Fragebögen zur Vorbereitung, Bewertungen vergleichen, Ziele vereinbaren, Score ermitteln - und dann auseinandergehen mit einer Liste an Zielen, die man bis zum nächsten Gespräch in einem Jahr erreicht haben soll.
Und mein Eindruck ist: Dieses Bild passt für viele Therapiepraxen einfach nicht. Eine Praxis ist kein Konzern mit zwanzig Abteilungen und einer Personalabteilung, die standardisierte Bewertungsbögen verschickt. Die Arbeit in Therapiepraxen findet oft viel mehr auf Augenhöhe statt, ohne extremes Hierarchiegefälle. Und dieses formelle "Jetzt bewerte ich dich mal"-Setting fühlt sich dann auch oft gekünstelt an.
Deshalb möchte ich dich hiermit einladen, dieses altbackende Bild ein bisschen aufzubrechen. Denn wenn ich mit Inhaber*innen darüber spreche, was sie sich von diesen Gesprächen wirklich wünschen, höre ich meistens nicht: "Ich will meine Mitarbeiterin bewerten wie in der Schule." Ich höre eher Dinge wie: "Ich möchte einen professionellen Rahmen haben, um Rückmeldung zu geben - auch bei Kleinigkeiten oder größeren Dingen, bei denen es hakt. Ich möchte wissen, wie es meinen Mitarbeitenden wirklich geht. Ich möchte Verbindung."
Das ist ein komplett anderer Fokus. Nicht Bewertung im Sinne von Schulnoten - sondern Verbindung, Entwicklung und echter Austausch. Und wenn wir Mitarbeitergespräche aus dieser Perspektive denken, öffnen sich plötzlich ganz andere Möglichkeiten. Das Gespräch darf kürzer sein. Es darf häufiger stattfinden. Es darf an einem anderen Ort sein. Es darf auch mal informeller ablaufen.
Drei Reflexionsfragen zum Mitnehmen
Nimm dir gerne einen Moment Zeit für diese drei Reflexionsfragen und wenn du magst, mach dir ein paar Notizen dazu.
Wenn du mal ganz ehrlich zu dir bist: Was hält dich aktuell am meisten davon ab, regelmäßige Mitarbeitergespräche zu führen? Ist es die Zeit, die Unsicherheit, die Sorge vor bestimmten Themen - oder ist es etwas ganz anderes?
Wenn du an deine eigenen Erfahrungen als Angestellte*r zurückdenkst: Was hättest du dir damals von deiner Chefin oder deinem Chef in solchen Gesprächen gewünscht? Was hätte dir gut getan? Was hat aus deiner Sicht Sinn gemacht - und was waren absolute No-Gos?
Und wenn du jetzt mal ganz frei träumen darfst: Wie sieht ein Mitarbeitergespräch aus, auf das du dich freust? Eines, nach dem du denkst: "Ja, das hat richtig Sinn gemacht. Ich habe wertvolle Dinge erfahren, ich habe mich gut gefühlt — und ich habe auch gemerkt, dass sich meine Mitarbeiterin darauf gefreut hat und mit einem guten Gefühl rausgegangen ist." Wie müsste ein Gespräch in deiner Praxis aussehen, damit du diesem Zustand möglichst nahekommen kannst?
Bist du neugierig, wie du Mitarbeitergespräche in deiner Praxis konkret neu gestaltest?
Dann hüpf rüber zum zweiten Teil - mit drei Stellschrauben zur Umsetzung, Impulsen zur Vorbereitung und zum Umgang mit heiklen Momenten wie der Gehaltsfrage.
➡️➡️ Hier geht´s zu Teil 2!
Ich wünsche dir Zeit für gesunde Praxisführung!
Deine Ina