Neue Mitarbeiterin einarbeiten in der Heilmittelpraxis: Deine Checkliste für die ersten Monate

23. Sept.

Eine neue Mitarbeiterin einzuarbeiten gelingt für mich in drei Phasen: Preboarding vor dem ersten Arbeitstag, eine Orientierungsphase in den ersten Wochen bis etwa drei Monate und eine Integrationsphase bis zum sechsten Monat.

Es geht dabei um viel mehr als die Frage, wie das Abrechnungsprogramm funktioniert oder wo die Patientenakten liegen. Es geht darum, wie diese neue Person wirklich Teil deines Teams wird.

Am Ende dieses Artikels findest du eine Checkliste, mit der du dir deinen eigenen Einarbeitungsplan bauen kannst.

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Was ist der Unterschied zwischen Einarbeitung und Onboarding?

Vielleicht kennst du das auch: Du suchst gefühlt ewig nach einer neuen Mitarbeiterin, endlich unterschreibt sie, und die Freude ist riesig.

Dann kommt der erste Arbeitstag, und zwischen Abrechnungsprogramm und vollem Terminkalender stellt sich plötzlich die Frage: Wie wird diese Person wirklich Teil des Teams?

Genau hier setzt der Unterschied an. Einarbeiten heißt für mich, jemanden fachlich fit zu machen. Onboarding, wörtlich "an Bord nehmen", meint den ganzen Weg dorthin, fachlich, sozial und kulturell.

Eine gute Einarbeitung beantwortet also nicht nur "Wie schreibe ich hier den Therapiebericht", sondern schafft auch das Gefühl: Ich bin hier willkommen.

Warum lohnt es sich, eine neue Mitarbeiterin in deiner Therapiepraxis gut einzuarbeiten?

Ganz ehrlich: Die wenigsten von uns haben Mitarbeiterführung und Praxismanagement je wirklich gelernt. Wir haben Logopädie, Ergotherapie oder Physiotherapie studiert, dann bei der ersten Chefin abgeschaut, was funktioniert, und uns beim ersten eigenen Team nach Bauchgefühl reingegrooved.

Das ist völlig in Ordnung, und es ist auch nicht schlimm, wenn dir die Begriffe Einarbeitungsplan oder Onboarding gerade zum ersten Mal begegnen.

Aber ich sehe in meinem Coaching immer wieder, was passiert, wenn der Einstieg holprig läuft: Frust, Stress, im schlimmsten Fall eine schnelle Kündigung.

Eine gute Einarbeitung wirkt dagegen wie ein Sicherheitsnetz, kein perfektes, aber eines, das den Start leichter macht und dafür sorgt, dass sich deine neue Kollegin wirklich getragen fühlt.

Kurz gesagt: Ein gutes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schneller arbeitsfähig sind, sich wohler fühlen, länger bleiben und positiv über deine Praxis sprechen. Es steigert die Motivation, senkt die Fluktuation und stärkt deine Praxis als Arbeitgebermarke.

In 3 Phasen eine neue Mitarbeiterin einarbeiten

Für mich hat ein guter Einarbeitungsplan drei Phasen, die aufeinander aufbauen.

Phase 1: Preboarding, vor dem ersten Arbeitstag

Viele denken, Einarbeitung beginnt erst am ersten Arbeitstag. Dabei fängt für mich schon vorher etwas Wichtiges an: das Preboarding, also alles, was ab der Vertragsunterschrift passiert.

Hier geht es darum, Sicherheit zu vermitteln und Vorfreude zu wecken. Das kann eine Übersicht sein, wie die ersten zwei Wochen aussehen, oder ein Willkommenspaket mit Karte und Notizbuch, auf dem steht: “Wir freuen uns schon auf dich!”.

Manchmal gehören dazu auch schon Arbeitskleidung oder eigene Visitenkarten, oder eine Einladung zum gemeinsamen Frühstück oder zur nächsten Teamsitzung, noch bevor der erste Arbeitstag da ist. Frag dich einfach: Was braucht meine neue Mitarbeiterin, um schon vorher zu wissen, woran sie ist?

Phase 2: Orientierungsphase, die ersten Wochen bis drei Monate

In dieser Phase geht es darum, deine neue Kollegin Schritt für Schritt in die Abläufe deiner Praxis einzuführen und sie gleichzeitig im Team ankommen zu lassen.

Ein Ansatz, den ich immer öfter in Praxen sehe und sehr mag: Statt sofort mit vollem Therapieplan zu starten, beginnen die ersten ein bis zwei Wochen mit Hospitationen bei allen Teammitgliedern. Das lohnt sich übrigens auch bei erfahrenen Mitarbeitenden, es geht ja nicht darum, fachliche Kompetenz infrage zu stellen, sondern darum, sich gegenseitig kennenzulernen.

Von Anfang an würde ich außerdem eine wöchentliche Supervision oder Fallbesprechung einplanen, in der deine neue Mitarbeiterin mit dir oder ihrem Buddy über Fälle sprechen kann. Das ist nicht nur für Berufseinsteiger*innen wichtig, auch erfahrene Kolleginnen profitieren davon.

Und schau in dieser Phase auch auf eure Praxiswerte: "Bei uns zählt Teamgeist" ist ein Buzzword. "Teamgeist bedeutet bei uns, dass wir..." gibt deiner neuen Mitarbeiterin wirklich Orientierung.

Phase 3: Integrationsphase, vom dritten bis sechsten Monat

Jetzt geht es darum, deine neue Kollegin langfristig einzubinden und mehr Eigenverantwortung zu fördern.

Vielleicht gibt es ein Team-Event außerhalb der Arbeitszeit, bei dem man sich noch mal ganz anders kennenlernt, oder eine gemeinsame Fortbildung zu einem Störungsbild, das sie besonders gerne behandelt.

Am Ende dieser Phase steht meist das Probezeitgespräch. Mein Impuls dazu: Warte nicht bis Monat sechs mit dem ersten richtigen Austausch. Engeres Dranbleiben während der Probezeit macht wirklich einen Unterschied.

Konkrete Ideen, um eine neue Mitarbeiterin in der Logopädie, Ergotherapie oder Physiotherapie einzuarbeiten

Informationen sinnvoll verteilen, nicht alles auf einmal

Viele neue Kolleg*innen fühlen sich überrollt, wenn sie am ersten Tag sofort alles wissen sollen: Wie funktioniert die Tankkarte, wo stehen die Hausbesuchsfahrzeuge, wie wird protokolliert?

Frag dich stattdessen: Was muss meine neue Mitarbeiterin in Woche eins wirklich wissen, und was hat Zeit?

Aus Fürsorge neigen wir oft dazu, über wirklich alles zu informieren. Aber wer merkt, dass sich jemand Gedanken gemacht hat, was gerade relevant ist, fühlt sich sicherer statt überfordert.

Praxishandbuch als Ressource

Je größer dein Team, desto aufwendiger wird es, jede neue Person persönlich in alles einzuweisen.

Viel entspannter ist es, wichtige Infos aufzuschreiben, digital oder analog. Stell dir vor, deine neue Mitarbeiterin hat Donnerstagnachmittag eine Frage zu Verordnungen, aber beide Kolleginnen sind gerade in Therapie.

Wenn sie im Praxishandbuch nachschauen kann, findet sie die Antwort selbst. Du musst das nicht von heute auf morgen aufbauen, fang einfach mit den Prozessen an, die immer wieder auftauchen.

Feste Ansprechperson: Patin oder Buddy

Ich finde es sehr hilfreich, der neuen Mitarbeiterin eine feste Ansprechperson im Team zu geben, eine Patin oder einen Buddy. Das musst nicht du als Chefin sein, sondern einfach jemand, der sagt: Ich übernehme das gerne für die ersten sechs Monate.

Diese Person kann Fragen beantworten und Dinge erklären, die sonst vielleicht nie zur Sprache kommen, weil sie eben nicht in der Chefinnenrolle steckt.

Die Kennenlernen-Challenge

Eine Idee, die ich besonders gerne mag: kleine Aufgaben in den ersten Wochen, die nichts mit Therapie oder Organisation zu tun haben, sondern einfach mit Kennenlernen.

Zum Beispiel: "In Woche drei triffst du dich mit Kollegin XY auf einen Kaffee." Das baut Hemmschwellen ab und ist oft ein richtiger Eisbrecher.

Checkliste: Neue Mitarbeiterin einarbeiten in der Therapiepraxis

Wenn du deinen nächsten Einarbeitungsplan vorbereitest, kannst du diese Punkte als roten Faden nutzen.

Vor dem ersten Arbeitstag (Preboarding)

☐ Vertrag unterschrieben, erste Infos zum Ablauf verschickt

☐ Übersicht für die ersten zwei Wochen erstellt

☐ Kleines Willkommenspaket vorbereitet (Karte, Notizbuch, Praxis-Give-away)

☐ Arbeitskleidung, Visitenkarten oder Ähnliches vorbereitet

☐ Einladung zu einem gemeinsamen Frühstück oder einer Teamsitzung vor dem Start ausgesprochen (optional)

☐ Team über den Start informiert

☐ Arbeitsplatz, Zugänge und benötigte Unterlagen vorbereitet

Erste Wochen bis drei Monate (Orientierungsphase)

☐ Hospitationswochen bei allen Teammitgliedern eingeplant

☐ Feste Patin oder fester Buddy benannt

☐ Wöchentliche Supervision oder Fallbesprechung mit dir oder dem Buddy eingeplant

☐ Praxiswerte konkret erklärt, nicht nur als Buzzword genannt

☐ Praxishandbuch oder Ressourcen-Ordner vorhanden oder im Aufbau

☐ Informationen bewusst gestaffelt, nicht alles am ersten Tag

☐ Erstes kurzes Check-in nach den ersten ein bis zwei Wochen terminiert

☐ Kennenlernen-Challenge oder ähnliches Format zur sozialen Integration eingeplant

Dritter bis sechster Monat (Integrationsphase)

☐ Regelmäßige Check-ins während der Probezeit terminiert, nicht erst am Ende

☐ Wöchentliche Supervision oder Fallbesprechung fest im Kalender

☐ Team-Event oder gemeinsame Aktivität außerhalb der Arbeitszeit geplant

☐ Möglichkeit für Fortbildung oder kollegiale Hospitation besprochen

☐ Eigenverantwortung schrittweise erweitert

☐ Probezeitgespräch vorbereitet, mit Rückblick auf die vorherigen Check-ins

Wenn du noch tiefer in das Thema einsteigen willst: In der Folge "Onboarding in der Therapiepraxis - mehr als Einarbeitung" im THERAPIEPAUSE-Podcast spreche ich ausführlich darüber, wie eine neue Mitarbeiterin wirklich in deinem Team ankommt, fachlich, sozial und kulturell.

Hör gerne mal rein!

FAQ: Häufige Fragen, wenn du eine neue Mitarbeiterin in deiner Praxis einarbeitest

Wie arbeite ich eine neue Mitarbeiterin gut ein?

Am besten mit einem schriftlichen Plan, der drei Phasen abdeckt: Preboarding vor dem Start, eine Orientierungsphase mit Hospitationen und wöchentlicher Supervision in den ersten Wochen, und eine Integrationsphase mit regelmäßigen Gesprächen bis zum sechsten Monat. Eine feste Patin oder ein fester Buddy erleichtern dabei vieles, weil nicht jede Frage bei dir landen muss.

Was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Einarbeitung?

Einarbeitung ist für mich vor allem die fachliche Seite: Aufgaben, Abläufe, Software.

Onboarding ist umfassender und schließt die soziale und kulturelle Integration ins Team mit ein, also auch die Frage, wie sich jemand wirklich zugehörig fühlt.

Wie lange dauert es, eine neue Mitarbeiterin einzuarbeiten?

Idealerweise mehrere Monate, bis etwa zum sechsten Monat, wenn die Integrationsphase abgeschlossen ist. Ein schönes Preboarding-Paket allein reicht also nicht, und auch ein Blumenstrauß zum Start reicht nicht. Es braucht einen Prozess, der über die ersten Tage hinaus trägt.

Wer sollte die Einarbeitung übernehmen?

Du als Praxisleitung gibst den Rahmen vor, musst aber nicht jeden Schritt selbst begleiten. Eine feste Patin oder ein fester Buddy aus dem Team kann dir im Alltag viel abnehmen, von Rückfragen bis zur wöchentlichen Fallbesprechung.

Was sind Check-ins während der Einarbeitung?

Check-ins sind kurze, regelmäßige Gespräche zwischen dir und deiner neuen Mitarbeiterin, in denen ihr euch updatet: Wie läuft es gerade, was braucht sie, was hakt noch, was funktioniert schon richtig gut.

Das ist bewusst kein großes offizielles Format wie das Probezeitgespräch, sondern eine kleine, niederschwellige Standortbestimmung, die ihr schon in Woche 1 starten könnt.

Warum ist eine wöchentliche Supervision oder Fallbesprechung wichtig?

Gerade Berufseinsteiger*innen brauchen einen festen Rahmen, in dem sie Fälle besprechen können, ohne sich unsicher zu fühlen.

Aber auch erfahrene Kolleginnen profitieren davon, weil sie so schneller verstehen, wie in deiner Praxis gearbeitet wird und wo eure fachlichen Standards liegen.

Eine feste wöchentliche Supervision mit dir oder dem Buddy gibt beiden Seiten Verlässlichkeit.

Ein guter Einarbeitungsprozess entsteht selten nebenbei, deshalb lohnt es sich wirklich, deinen eigenen Ablauf einmal grundsätzlich anzuschauen. Mach dir dafür am besten einen klaren Plan, schriftlich, nicht nur im Kopf: Was muss deine neue Mitarbeiterin wann wissen, was ist dringend und was hat Zeit? Wer übernimmt neben dir Verantwortung in diesem Prozess?

Plane dabei mehr Zeit ein, als du denkst. Eine gute Einarbeitung ist kein Sprint, sie dauert länger, als wir uns das oft eingestehen wollen, auch wenn du dafür nicht monatelang nichts anderes tun musst. Und bleib eng dran, auch wenn die ersten Wochen scheinbar gut laufen, denn genau dann zeigt sich oft, ob deine neue Kollegin wirklich angekommen ist. Führe deshalb regelmäßige Check-ins, egal ob wöchentlich oder monatlich, statt auf das große Probezeitgespräch nach sechs Monaten zu warten.

Wenn dir das gerade zu groß erscheint, ist ein niederschwelliger erster Schritt, dir für die nächste neue Mitarbeiterin die Checkliste zu schnappen und einen einzigen Punkt daraus umzusetzen, zum Beispiel die Check-in´s ab Woche 1 oder die wöchentliche Supervision. Von dort aus baust du Schritt für Schritt weiter.

Und vielleicht sitzt du gerade da und denkst: "Genau das ist bei uns das Problem, ich habe nie richtig Zeit für eine gute Einarbeitung, und am Ende hängt doch wieder alles an mir."

Wenn du dir wünschst, einen umfassenden Onboardingplan zu haben, der wirklich zu deiner Praxis passt, und dabei nicht jedes Detail allein entwickeln möchtest, können wir uns das gemeinsam anschauen. In meinem 1:1 Coaching unterstütze ich Praxisinhaber*innen dabei, Strukturen zu entwickeln, die im echten Praxisalltag funktionieren. Dabei bringe ich meine Erfahrung aus zehn Jahren als Praxisinhaberin und sieben Jahren als Coach und Organisationsentwicklerin für Therapiepraxen mit. Lass uns sprechen!

→ [Hier geht es zu meinem 1:1 Coaching]

Und jetzt: Viel Freude beim Ausprobieren!

Deine Ina

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Ina Kimmel