Mitarbeitergespräche in der Therapiepraxis neu gedacht: Leitfaden für echten Austausch statt Schulnoten-Gefühl

24. Sept.

Mitarbeitergespräche gelingen in der Therapiepraxis dann, wenn du sie nicht als jährliche Pflichtübung mit Bewertungsbogen denkst, sondern als geschützten Raum für echten Austausch zwischen dir und deiner Mitarbeiterin.

Die Gespräche dürfen kürzer sein, häufiger stattfinden, an einem anderen Ort passieren und sich anfühlen wie ein Gespräch unter zwei Menschen, nicht wie eine Prüfung.

In diesem Leitfaden zeige ich dir, warum diese Gespräche gerade in Therapiepraxen so wichtig sind, welche Stolpersteine dich vielleicht gerade bremsen und wie du dich und dein Team gut darauf vorbereitest.

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Mal ehrlich: Wie geht es dir, wenn du an Mitarbeitergespräche denkst?

Nach den Sommerferien oder zum Jahreswechsel höre ich von meinen Coachees immer wieder, dass in ihren Praxen bald Mitarbeitergespräche anstehen. Und ich höre dabei ganz unterschiedliche Töne.

Die einen sagen: "Ja, das machen wir, aber irgendwie fühlt sich das immer etwas steif an."

Andere sagen ehrlich: "Ina, ich habe diese Gespräche schon lange nicht mehr geführt, weil ich gar nicht so richtig weiß, wie."

Und wieder andere fragen sich: "Brauchen wir das überhaupt? Wir reden doch eh jeden Tag miteinander." Falls du dich in einem dieser Gedanken wiedererkennst, bist du hier genau richtig.

Bevor wir inhaltlich einsteigen, lade ich dich kurz zu einem kleinen Gedankenexperiment ein. Wie geht es dir, wenn du an das Thema Mitarbeitergespräche denkst? Bist du eher vorfreudig oder eher angespannt?

Und denk auch mal an Mitarbeitergespräche, an denen du selbst früher als Angestellte teilgenommen hast, vielleicht in deiner ersten Praxis nach dem Studium. Welche Bilder entstehen da vor deinem inneren Auge?

Unsere eigenen Erfahrungen prägen oft, wie wir heute als Praxisinhaberin an dieses Thema herangehen. Manchmal schleppen wir unbewusst Bilder mit uns herum, die gar nicht mehr zu uns und unserer Praxis passen.

Warum finden Mitarbeitergespräche in vielen Therapiepraxen kaum statt?

Obwohl die meisten von uns wissen, dass diese Gespräche wichtig sind, finden sie trotzdem nicht statt, oder nur unregelmäßig, oder mit einem unguten Gefühl. Ein paar Gründe, die mir im Coaching immer wieder begegnen.

Zeitmangel im vollen Praxisalltag

Der Klassiker. Der Terminkalender platzt aus allen Nähten, die Warteliste wächst, und jetzt sollst du dir auch noch Zeit für Einzelgespräche mit jedem Teammitglied nehmen?

Je größer dein Team, desto drückender dieser Gedanke. Das klingt erst mal nach einem weiteren Zeitfresser auf der ohnehin langen To-do-Liste.

Unsicherheit im Gespräch selbst

Was sage ich am Anfang, wie steige ich gut ein, wie gebe ich Feedback, ohne dass es komisch wird?

Was mache ich, wenn meine Mitarbeiterin etwas anspricht, auf das ich keine Antwort habe?

Diese Unsicherheit kann dazu führen, dass du das Ganze lieber auf die lange Bank schiebst.

Die Sorge vor der Gehaltsfrage

Das höre ich wirklich oft: "Ich habe ehrlich gesagt keine Lust mehr auf Mitarbeitergespräche, weil am Ende eh nur die Frage nach mehr Gehalt kommt, und da kann ich nicht jedes Jahr riesige Sprünge machen."

Diese Sorge führt bei manchen dazu, dass sie die Gespräche lieber ganz vermeiden.

Die Angst vor kritischem Feedback

Wie gehe ich damit um, wenn ich etwas rückmelden möchte, das aus meiner Sicht nicht so gut läuft?

Manche probieren die Sandwich-Technik, zuerst ein Kompliment, dann die Kritik, dann wieder ein Kompliment. Aber irgendwie fühlt sich das am Ende nicht wirklich stimmig an.

Viele scheuen diesen Moment, weil sie niemanden verletzen wollen und Angst haben, dass die Person kündigt.

Das Gespräch wirkt aufgesetzt

"Wir sind doch eine kleine Praxis, wir reden doch eh jeden Tag miteinander, warum soll ich jetzt so ein formelles Gespräch führen?"

Vielleicht ist der Sinn schon klar, aber es fühlt sich unnatürlich an, und plötzlich ist da diese Hierarchie im Raum, obwohl man sich sonst eigentlich auf Augenhöhe begegnet.

Wenn du dich in einem dieser Punkte wiedererkennst: Das ist absolut okay! Diese Gedanken sind nachvollziehbar. Und sie zeigen vor allem eins: Das klassische (und hier und da ordentlich eingestaubte Bild von Mitarbeitergesprächen) passt für viele Therapiepraxen einfach nicht mehr. Es ist Zeit, die Sache anders anzugehen.

Warum das klassische Bild vom Mitarbeitergespräch nicht mehr passt

Viele von uns sind mit einem bestimmten Bild von Mitarbeitergesprächen aufgewachsen: einmal im Jahr, ein bis zwei Stunden, Fragebögen zur Vorbereitung, Bewertungen vergleichen, Ziele vereinbaren, Score ermitteln. Und mein Eindruck ist: Dieses Bild passt für viele Therapiepraxen einfach nicht.

Eine Praxis ist kein Konzern mit zwanzig Abteilungen und Personalabteilung. Die Arbeit in Therapiepraxen findet oft viel mehr auf Augenhöhe statt, ohne extremes Hierarchiegefälle. Dieses formelle "Jetzt bewerte ich dich"-Setting fühlt sich dann schnell gekünstelt an.

Wenn ich mit Inhaberinnen darüber spreche, was sie sich von diesen Gesprächen wirklich wünschen, höre ich selten: "Ich will meine Mitarbeiterin bewerten wie in der Schule." Ich höre eher: "Ich möchte einen professionellen Rahmen haben, um Rückmeldung zu geben. Ich möchte wissen, wie es meinen Mitarbeitenden wirklich geht. Ich möchte Verbindung." Das ist ein komplett anderer Fokus, nicht Bewertung, sondern Verbindung, Entwicklung und echter Austausch.

Und wenn wir Mitarbeitergespräche aus dieser Perspektive denken, öffnen sich plötzlich ganz andere Möglichkeiten. Das Gespräch darf kürzer sein. Es darf häufiger stattfinden. Es darf informeller ablaufen.

3 Stellschrauben für deine Mitarbeitergespräche, an denen du drehen kannst

Der Name

Das klingt erstmal unspektakulär, ich weiß. Aber genau der Name kann tatsächlich einen Unterschied machen. Ich kenne einige Praxisinhaberinnen, die sich jahrelang schwer getan haben mit diesen Gesprächen, manchmal wegen blöder Erfahrungen aus der Vergangenheit.

Im Coaching höre ich dann Dinge wie: "Bei meiner alten Chefin war es immer so unangenehm. Sobald in meinem Kalender 'Mitarbeitergespräch' stand, wurde mir schon ganz anders."

Den Gesprächen einen anderen Namen zu geben, z.B. Entwicklungsgespräch, Jahresaustausch oder Reflexionsgespräch kann einen echten Unterschied machen. Der neue Name gibt dir die Freiheit, das Gespräch so zu gestalten, wie es zu dir, deinem Team und deiner Praxis passt.

Der Rahmen

Wer sagt eigentlich, dass ein Mitarbeitergespräch immer am Schreibtisch in deinem Büro stattfinden muss? Dieses Setting hat automatisch einen formellen Touch, du sitzt hinter dem Schreibtisch, die Mitarbeiterin davor, das erzeugt räumlich schon ein Gefälle.

Was wäre, wenn du stattdessen zu ihr in den Therapieraum gehst? Ich kenne auch Inhaberinnen, die mit ihrer Mitarbeiterin in ein Café gehen, gemeinsam einen Kaffee trinken. Der formelle Rahmen wird bewusst aufgebrochen, damit wirkliche Begegnung stattfinden kann.

Und falls jetzt dein innerer Skeptiker fragt, wie das noch professionell gehen soll: Die Rückmeldungen aus meinen Coachings sind da eindeutig. Diese Gespräche finden äußerst professionell statt. Vielleicht lohnt es sich in dem Fall zu klären, was "professionell" für dich eigentlich bedeutet und welche Kriterien du hier zugrunde legst.

Die Frequenz

Der Trend geht weg vom klassischen Modell: einmal im Jahr zwei Stunden zusammensitzen, dann ein Jahr Pause. Ein Jahr, in dem so unfassbar viel passieren kann.

Es gibt mittlerweile Praxen, die monatliche Check-ins von ungefähr fünfzehn Minuten führen, dazu ausführlichere Gespräche alle sechs Monate. Ich vertrete hier keine feste Meinung, wie oft genau diese Gespräche stattfinden müssen, das hängt sehr von deiner Praxis ab. Aber der Impuls, den ich dir mitgeben möchte: Brich die Idee auf, dass es nur dieses eine große Gespräch im Jahr geben kann.

Diese Grundhaltung darf im Übrigen schon viel früher beginnen: Wenn du gerade eine neue Kollegin einarbeitest, lohnt es sich, von Anfang an kurze Check-ins einzuplanen, genau wie ich es in meinem Artikel Neue Mitarbeiterin einarbeiten in der Heilmittelpraxis beschreibe. Diese Rhythmen aus der Einarbeitungszeit lassen sich später ganz natürlich in feste Mitarbeitergespräche überführen.

So bereitest du dich und dein Team auf das Gespräch vor

Ein Reflexionsbogen für beide Seiten

Sowohl du als auch deine Mitarbeiterin sollten genügend Zeit haben, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Am besten gelingt das mit einem kleinen Reflexionsbogen, den ihr beide mit genug Vorlaufzeit ausfüllt. Ich meine keine Fragebögen mit Scores von eins bis zehn, sondern ressourcen- und lösungsorientierte Fragen, die wirklich zum Nachdenken anregen. So kommt ihr beide vorbereitet und mit einer gemeinsamen Grundlage ins Gespräch, statt spontan zu improvisieren.

Ein paar Beispiele, wie so ein Reflexionsbogen aufgebaut sein kann:

Zum Rückblick: Worauf bist du stolz, wenn du auf die letzten Monate zurückschaust? Welche Entwicklungsschritte bist du gegangen?
Zur aktuellen Situation: Was gibt dir aktuell Energie, und was raubt dir gerade Energie im Therapiealltag?
Zum Ausblick: Welches Thema soll in den kommenden Wochen deinen Fokus haben, und woran würdest du merken, dass du diesen Fokus gut gehalten hast?
Zur Zusammenarbeit: Was brauchst du gerade von mir oder vom Team? Wer kann dich auf diesem Weg unterstützen?
Für die weiteren Schritte: Worauf einigen wir uns? Wer macht was, wie und bis wann? Wann sehen wir uns zu unserem nächsten Gespräch wieder?

Eine Inhaberin aus meinem Coaching hat sich für ihre Mitarbeitergespräche kleine Reflexionskärtchen mit genau solchen Fragen entworfen. Ihre Mitarbeiterin konnte die Karten vorab durchlesen und sich Notizen machen, dieselben Karten lagen dann auch im Gespräch auf dem Tisch. Ein sehr schöner Leitfaden, mit dem beide Seiten dieselbe Sprache gesprochen haben. Vielleicht inspiriert dich diese Idee, dein eigenes Ding daraus zu machen.

Im Gespräch selbst: Neugier statt Bewertung

Mein wichtigster Tipp für das Gespräch selbst: Geh mit einer Haltung der Neugierde hinein, nicht mit einer Haltung der Bewertung. Stell offene Fragen, hör zu, lass Pausen zu. Nicht jede Stille muss sofort gefüllt werden.

Ein paar Fragen, die echte Tiefe ermöglichen sind zum Beispiel:

Wenn du dir eine Sache wünschen könntest, die deine Arbeit leichter macht, was wäre das?
Gibt es etwas, das du dir von mir wünschst?
Was beschäftigt dich gerade am meisten in deiner Arbeit?

Das sind Einladungen zum Nachdenken, keine Ja-Nein-Fragen, und sie zeigen deiner Mitarbeiterin: Hier geht es um dich.

Heikle Momente im Mitarbeitergespräch: Gehaltsfrage und kritisches Feedback

Wenn die Gehaltsfrage kommt

Du sitzt im Gespräch, alles läuft gut, und dann kommt sie: "Ich würde gerne noch über das Gehalt sprechen." Ich verstehe total, wenn dich das erstmal ins Schwitzen bringt.

Sieh es mal so: Die Gehaltsfrage ist meistens gar nicht das eigentliche Problem. Das Problem ist, wenn wir so viel Angst davor haben, dass wir die Gespräche deshalb gar nicht mehr führen.

Sieh die Gehaltsfrage nicht als Angriff, sondern als Information. Deine Mitarbeiterin teilt dir ein Bedürfnis mit, das ist erst einmal okay, denn nur so kannst du damit arbeiten. Das heißt noch nicht, dass du zustimmen musst, und du musst auch nicht sofort eine Antwort haben. Du kannst zum Beispiel sagen: "Danke, dass du das ansprichst. Lass mich darüber nachdenken, ich mache mir ein paar Notizen und dann sprechen wir noch mal darüber, lass uns gleich in den Kalender schauen."

Und wenn du merkst, dass die Gehaltsfrage eigentlich für etwas anderes steht, für mangelnde Wertschätzung vielleicht, dann ist das Gespräch genau der richtige Ort, um dem auf den Grund zu gehen.

Kritisches Feedback geben, ohne zu verletzen

Auch das ist ein Moment, den viele eher scheuen. Drei Gedanken dazu.

Wenn du deiner Mitarbeiterin nicht sagst, dass etwas nicht passt, nimmst du ihr auch die Chance, sich zu entwickeln.
Es kommt darauf an, wie du es sagst. Sprich aus deiner Perspektive, nicht "Du machst das falsch", sondern "Mir ist aufgefallen, dass...", und sei dabei so konkret wie möglich. Also nicht ein vages "Ich finde, du bist manchmal ungenau", sondern zum Beispiel: "Mir ist aufgefallen, dass in den letzten drei Monaten zehn Verordnungen fehlerhaft abgelegt wurden." Und wenn ein Thema wirklich akut ist, sprich es direkt an, warte nicht auf das nächste geplante Gespräch.
Feedback braucht auch Positives. Und damit meine ich nicht die Sandwich-Technik, bei der das Kritische zwischen zwei Komplimenten versteckt wird, sondern echte Anerkennung dessen, was gut läuft. Menschen können Kritik deutlich besser annehmen, wenn sie sich grundsätzlich wertgeschätzt fühlen und zwar das ganze Jahr über, nicht erst im Gespräch. Achte also darauf, dass ihr im Team dafür sorgt, euch regelmäßig gegenseitige Wertschätzung auszudrücken, z.B. durch ein festes Ritual in der Teamsitzung.

Du möchtest meine Gedanken und Ideen zum Thema Mitarbeitergespräche auf dem Weg zum nächsten Hausbesuch oder beim Spaziergang lieber als Podcast hören? Dann ist die Doppelfolge "Mitarbeitergespräche in der Therapiepraxis neu gedacht: von der Pflichtübung zum echten Austausch" im THERAPIEPAUSE-Podcast für dich perfekt. Hör gerne rein!

Glaubenssätze im Zusammenhang mit Mitarbeitergesprächen, die dich als Praxisinhaberin aufhalten könnten

Glaubenssätze begegnen uns überall. Ein paar, die ich im Coaching oft höre, und wie ich sie gerne aufbreche.

"Ich habe für solche Gespräche einfach keine Zeit."

Ja, der Praxisalltag ist voll. Gegenfrage: Wie viel Zeit kostet es dich, wenn Themen nicht angesprochen werden, wenn Frust sich aufbaut, wenn Mitarbeitende kündigen, weil sie sich nicht gesehen fühlen? Die Zeit, die du in regelmäßige Gespräche investierst, ist keine verlorene Zeit, sondern eine Investition in die Stabilität deines Teams.

"Das passt nicht zu uns, das wirkt so gekünstelt."

Dieser Glaubenssatz basiert oft auf dem formellen, steifen Modell aus dem Konzern. Aber wie wir gesehen haben, kannst du das Gespräch ganz anders gestalten. Es darf sich anfühlen wie ein echtes Gespräch unter zwei Menschen, die zusammenarbeiten, nicht wie eine Prüfungssituation.

"Wir reden doch eh jeden Tag miteinander."

Ja, das stimmt wahrscheinlich, aber worüber? Meistens über Organisatorisches, eine Fallbesprechung, vielleicht mal was Privates. Das Alltagsgespräch zwischen Tür und Angel ersetzt nicht diesen geschützten Raum, in dem es wirklich um die Person geht.

"Ich bin nicht der Typ für solche Gespräche."

Du musst gar kein bestimmter Typ sein. Es reicht, wenn du ehrlich interessiert bist, zuhörst und dir im Vorfeld Gedanken gemacht hast. Und je öfter du diese Gespräche führst, desto natürlicher werden sie sich anfühlen, für dich und für dein Team.

‍Falls du jetzt merkst, dass dich genau solche Gedanken noch aufhalten, du dich also nicht traust, Mitarbeitergespräche so an den Start zu bringen, dass sie sich wirklich nach dir und deiner Praxis anfühlen: Im 1:1 Coaching arbeite ich mit dir als Inhaberin aus der Logopädie, Ergotherapie oder Physiotherapie genau daran. Wir entwickeln eine klare Strategie für deine Mitarbeitergespräche, die wirklich zu dir und deinem Team passt.

Drei Reflexionsfragen für dein nächstes Mitarbeitergespräch

Nimm dir gerne einen Moment Zeit für diese Fragen und mach dir ein paar Notizen dazu:

Was hält dich aktuell am meisten davon ab, regelmäßige Mitarbeitergespräche zu führen? Die Zeit, die Unsicherheit, die Sorge vor bestimmten Themen, oder etwas ganz anderes?
Wenn du an dein nächstes Gespräch mit einem Teammitglied denkst: Welche eine Frage möchtest du ihr oder ihm auf jeden Fall stellen?
Und wenn du jetzt mal ganz frei träumen darfst: Wie sieht ein Mitarbeitergespräch aus, auf das du dich freust, eines, nach dem du denkst "das hat richtig Sinn gemacht"? Was müsste dafür in deiner Praxis anders sein als heute?

FAQ zu Mitarbeitergesprächen in der Therapiepraxis

Wie oft sollte ich Mitarbeitergespräche in meiner Praxis führen?

Es gibt kein festes Richtmaß, das zu jeder Praxis passt. Manche Inhaberinnen führen kurze monatliche Check-ins von etwa 15 Minuten, ergänzt durch quartalsweise oder halbjährliche Gespräche. Ich möchte dich vor allem dazu einladen, dich vom starren Gedanken des einmaligen Jahresgesprächs zu verabschieden.

Was mache ich, wenn im Mitarbeitergespräch die Gehaltsfrage kommt?

Nimm sie als Information, nicht als Angriff. Du musst nicht sofort zustimmen oder eine Antwort parat haben, ein Folgetermin ist völlig in Ordnung. Prüfe auch, ob hinter dem Wunsch nach mehr Gehalt eigentlich ein anderes Bedürfnis steckt.

Muss ein Mitarbeitergespräch immer im Büro stattfinden?

Nein. Ein Schreibtisch-Setting erzeugt schnell ein räumliches Gefälle. Ein Gespräch im Therapieraum oder bei einem Kaffee kann genauso professionell sein.

Ein gutes Mitarbeitergespräch braucht nicht von Anfang an ein perfektes Konzept, nur den Mut, es auf deine Art zu führen. Dein Team merkt den Unterschied, garantiert. Vielleicht ist das schon die spannendste Frage für dich: Wie müsste so ein Gespräch aussehen, damit du und dein Team richtige Vorfreude verspüren, wenn der Termin im Kalender auftaucht?

Und jetzt: Viel Freude beim Ausprobieren!

Deine Ina

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Ina Kimmel