#23 5 Schritte zu einer gesunden Meetingkultur: So werden Teamsitzungen in deiner Praxis zu Energieboostern
Es ist Zeit für Teambesprechungen! In dieser Therapiepause nehmen wir Teammeetings in Therapiepraxen genauer unter die Lupe. Warum sind Teamsitzungen so häufig Energiefresser und viel wichtiger: Was können du und dein Team konkret tun, um eure Teammeetings zu Energiegebern zu machen? Ich teile anhand eines Praxisbeispiels 5 hilfreiche Schritte mit dir, die dir konkret weiterhelfen können.
Viel Spaß in deiner THERAPIEPAUSE!
Gesunde Teamsitzungen in der Therapiepraxis
Verfasst von Ina Kimmel
5 bewährte Schritte für effiziente Meetings, die dein Team stärken statt stressen
Kennst du das? Nach eurer wöchentlichen Teamsitzung hetzt dein ganzes Team gestresst zur nächsten Therapie. Statt Klarheit und Entlastung zu schaffen, werden eure Besprechungen zum wöchentlichen Energiekiller. Das geht auch anders!
In meiner Arbeit als systemischer Coach und Organisationsentwicklerin für Therapiepraxen erlebe ich es immer wieder: Teamsitzungen sind in vielen Logopädie-, Ergo- und Physiotherapie-Praxen der größte Energiekiller der Woche. "Zeitraubend", "ineffektiv", manchmal sogar "schlichtweg sinnlos" - so beschreiben mir Praxisinhaber*innen ihre wöchentlichen Teammeetings.
Falls du gerade denkst "So schlimm ist es bei uns nicht", bleib trotzdem dabei. Die Impulse aus diesem Artikel helfen dir, deine Meetings noch effektiver zu gestalten und deine Meetingkultur nachhaltig zu verbessern.
Wenn Teamsitzungen zu Energiefressern werden: Die häufigsten Probleme in Therapiepraxen
Letzte Woche erzählte mir eine Inhaberin einer Ergopraxis mit 12 Mitarbeiterinnen: "Ina, unsere Teambesprechungen sind der Horror. Wir reden über 15 verschiedene Themen, am Ende weiß keiner, was beschlossen wurde, und alle rennen gestresst zu ihren Patienten."
Kennst du diese Meeting-Probleme aus deiner Therapiepraxis?
In meiner Arbeit höre ich diese Aussagen fast täglich:
Zu viele Themen, zu wenig Zeit für strategische Entwicklung der Praxis
Immer die gleichen 2-3 Personen dominieren jede Teambesprechung
Endlose Diskussionen ohne konkrete Beschlüsse - aus 30 Minuten werden schnell 90
Alle hetzen danach gestresst weiter statt mit Klarheit in die Therapien zu starten
Das Problem: Diese Besprechungen sollen dir und deinem Team Entlastung und bessere Teamarbeit bringen. Stattdessen werden sie zum wöchentlichen Stressfaktor für dein ganzes Team.
Wie eine Ergopraxis ihre Teamsitzungen zum Energiebooster machte
Genau diese Herausforderung hatte auch das Team einer Ergopraxis mit 15 Mitarbeiter*innen, mit deren Inhaberin ich vor einigen Monaten zusammengearbeitet habe. Erfolgreiche Praxis, aber ihre wöchentliche Teambesprechung? Ein echter Energiekiller.
Das Ergebnis nach nur 3 Monaten: Aus dem einstigen Energiefresser wurde für die meisten sogar ein Energiegeber für bessere Teamarbeit!
"Wir sind viel fokussierter und gehen mit deutlich mehr Klarheit aus der Besprechung raus", berichtete mir die Praxisinhaberin. "Schön ist, dass wir neben den To-dos endlich auch gezielt Zeit haben, auf der persönlichen Ebene zu erfahren, wie es uns gerade geht."
Wie haben sie das geschafft? Mit 5 konkreten Schritten für effiziente Meetings, die ich dir heute zeige.
5 konkrete Schritte für effiziente Meetings in der Therapiepraxis
Schritt 1: Jede Teambesprechung bekommt ein konkretes Ziel (Meetingziele definieren)
Das Meeting-Problem: Ohne klares Ziel diskutierst du mit deinem Team jedes Thema, das gerade aufkommt. Aus 30 Minuten werden schnell 90, weil ständig neue Nebenschauplätze in der Teamsitzung eröffnet werden.
Die bewährte Lösung: Du formulierst für jede Teambesprechung ein konkretes, messbares Ziel.
So verbesserst du deine Meetings praktisch:
Was ist das Ziel für unsere heutige Teamsitzung?
Gibt es mehrere Ziele? Was ist das wichtigste?
Wie viel Zeit wollen wir für welches Ziel aufwenden?
Der Clou: Wenn dein Team Nebenschauplätze eröffnet, die dem Ziel nicht dienlich sind, sammelst du das Thema und besprichst es in einer anderen Sitzung.
Beispiel aus der Ergopraxis: "Heute geht es um die neue Patientenverteilung. Ziel: Wir haben bis 15:30 Uhr eine faire Lösung gefunden, mit der alle leben können. Andere Themen sammeln wir für nächste Woche."
Du kennst das aus der Therapie: Ohne Ziele machst du dich gar nicht erst auf den Weg. Das gilt auch für eure Meetings!
Schritt 2: Klare Rollenverteilung in Besprechungen - und nicht die Chefin moderiert immer
Das Meeting-Problem: Du als Praxisinhaber*in machst alles: Meeting moderieren, Notizen machen, auf die Zeit achten. Das führt zu deiner Überlastung und passiven Teilnehmenden.
Die Lösung für effiziente Teamsitzungen: Drei feste Rollen, die von Besprechung zu Besprechung wechseln.
Die drei essentiellen Meeting-Rollen:
Meeting-Moderation: Bündelt Beiträge, achtet darauf, dass alle drankommen, nimmt Fragen auf
Timekeeper: Achtet auf Zeitmanagement, gibt zwischendurch kurze Rückmeldungen ("Noch 10 Minuten für dieses Thema")
Protokollant*in: Dokumentiert Ergebnisse und To-dos und lädt sie z.B. in der Praxissoftware hoch
Wichtig für erfolgreiche Besprechungen: Auch die Moderatorenrolle wechselt durch - du bist nicht automatisch die Moderatorin!
Warum diese Meetingstruktur funktioniert: Jeder übernimmt Verantwortung für das Gelingen der Teambesprechung. Du wirst entlastet und kannst dich auf Inhalte konzentrieren.
Schritt 3: Check-in und Check-out für strukturierte Teambesprechungen
Das Meeting-Problem: Ihr startet Hals über Kopf in die Teamsitzung, ohne zu wissen, wie es allen geht. Genauso abrupt geht ihr wieder auseinander, ohne Reflexion.
Die Lösung für bessere Meetingkultur: Ihr startet und beendet jede Besprechung bewusst mit strukturierten Gesprächsrunden.
Check-in (5 Minuten):
"Auf einer Skala von 1-10: Mit wie viel Energie bist du heute hier?"
"Was war bisher dein Highlight der Woche?"
"Was beschäftigt dich aktuell besonders?"
Check-out (3 Minuten):
"Mit welchem Energielevel gehst du heute aus dem Meeting?"
"Was können wir beim nächsten Mal besser machen?"
"Was war heute deine wichtigste Erkenntnis?"
Der Effekt: Du erfährst, wie es deinem Team wirklich geht, und alle haben einen klaren Rahmen für Anfang und Ende.
Wichtig: In der Kürze liegt die Würze! Eine Frage, eine kurze Antwort - sonst wird aus dem Check-in eine eigene Gesprächsrunde.
Schritt 4: Brainstorming 2.0 - jeder für sich statt alle durcheinander (Effiziente Meeting-Methoden)
Das Meeting-Problem: Bei klassischem Brainstorming in Teambesprechungen melden sich häufig die gleichen Personen. Die schnellen Denker dominieren, die nachdenklichen Teammitglieder kommen nicht zu Wort.
Die innovative Meeting-Lösung: Du setzt auf stille Ideensammlung statt lautes Durcheinander für effiziente Meetings.
So optimierst du Brainstorming in Teammeetings:
Du formulierst die Fragestellung klar: z.B. "Wie können wir die Wartezeit unserer Patient*innen in der Praxis verkürzen?"
Jeder schreibt 4 Minuten für sich: Alle Ideen auf einen Zettel, keine Diskussion in dieser Phase
Meeting-Moderatorin sammelt alle Zettel: Clustert ähnliche Themen, sortiert Doppelnennungen aus
Ergebnisse werden in der Besprechung vorgelesen: Deutlich breiteres Ideenspektrum als beim klassischen Brainstorming
Das Ergebnis für deine Meetingkultur: Auch ruhigere Teammitglieder bringen ihre Ideen ein. Du bekommst einen repräsentativen Einblick in die Gedankenwelt deines Teams.
Schritt 5: Nur relevante Teilnehmende in Besprechungen - besseres Zeitmanagement für alle
Das Meeting-Problem: In größeren Therapiepraxen sitzen oft 15 Personen in einer Teambesprechung, obwohl das Thema nur 5 betrifft. Die anderen 10 langweilen sich und verschwenden ihre wertvolle Arbeitszeit.
Die Lösung für effiziente Teamsitzungen: Du lenkst Informationen bewusst statt nach dem Gießkannenprinzip in deinen Meetings.
Die entscheidenden Fragen:
Wer braucht diese Informationen wirklich?
Wer muss in der Diskussion dabei sein?
Bei wem reicht es, wenn er/sie über das Ergebnis informiert wird?
Praktisches Beispiel: Das neue Abrechnungssystem betrifft nur die Verwaltung und dich als Praxisinhaber*in. Die Therapeut*innen bekommen das Ergebnis per E-Mail - fertig.
Bei größeren Teams: Ihr könnt überlegen, ob ihr lieber gezielte Schwerpunktteams zu Einzelthemen macht, als einmal pro Woche ein Riesenteam mit 20-30 Leuten zu veranstalten.
Was effiziente Meetings mit gesunder Praxisführung zu tun haben
Bewusstes Energiemanagement ist ein wichtiger Faktor in zukunftsfähigen Therapiepraxen. Zu schauen, welche Besprechungen übermäßig viel Energie fressen und welche Energie liefern, hilft dir dabei, ein besseres Gleichgewicht für dein Team herzustellen.
Im Sinne moderner Praxisführung hilfst du deinem Team, althergebrachte Annahmen über Teamsitzungen kritisch zu hinterfragen:
"Müssen wirklich alle dabei sein?"
"Brauchen wir jede Woche 90 Minuten?"
"Wer sagt, dass die Chefin moderieren muss?"
Du entwickelst eine neue, sinnstiftende Meetingkultur, die zu deinem Team und deiner Therapiepraxis passt.
Das Ergebnis: Aus Energiefressern werden energiespendende Teambesprechungen
Zurück zu der Ergopraxis mit 15 Mitarbeitenden vom Anfang: Was hat sich nach der Optimierung ihrer Meetingkultur verändert?
Einige Monate später bekam ich diese Rückmeldungen zu ihren Teamsitzungen:
"Wir sind viel fokussierter und gehen mit deutlich mehr Klarheit aus der Besprechung."
"Endlich haben wir neben den To-dos auch Zeit für die persönliche Ebene in unseren Meetings."
"Die Teambesprechungen fühlen sich nicht mehr wie Zeitverschwendung an."
Wichtig für deine Therapiepraxis: Das war auch in dieser Praxis ein Prozess. Sie haben klein angefangen, kleine Dinge in ihren Meetings verändert, Erfahrungen gesammelt, den Prozess immer wieder reflektiert und angepasst. Alle waren in diesem Prozess beteiligt und konnten sich Schritt für Schritt an die Änderungen ihrer Meetingkultur gewöhnen.
Deine nächsten Schritte für effiziente Teambesprechungen
Denk mal an die Teamsitzungen in deiner Therapiepraxis: Wie stehen sie in Sachen Energiebilanz da? Sind sie für dich eher Energiefresser oder sogar schon Energiegeber für bessere Teamarbeit?
Wenn du deine Meetingkultur verbessern möchtest: Wo siehst du einen ersten, klitzekleinen Ansatzpunkt für effizientere Besprechungen?
Vielleicht ist es die klare Rollenverteilung in Meetings. Oder ihr probiert mal das stille Brainstorming in eurer nächsten Teambesprechung aus. Oder ihr definiert für die nächste Sitzung einfach mal ein konkretes Meetingziel.
Mein Tipp für deine Therapiepraxis: Fang klein an. Such dir einen der 5 Schritte für gesunde Meetings aus und probiere ihn in der nächsten Teamsitzung aus. Sammle Erfahrungen mit deinem Team. Dann kannst du Schritt für Schritt weitere Elemente für bessere Besprechungen dazu nehmen. Viel Erfolg!
Auf Dich und die Weiterentwiclung deiner Praxis!
Ina