Gesunde Teamsitzungen in der Therapiepraxis: So werden eure Meetings zu Energiegebern
Eine gesunde Meetingkultur in deiner Therapiepraxis aus der Logopädie, Ergotherapie oder Physiotherapie entsteht für mich vor allem dann, wenn eure Teamsitzungen einen klaren Rahmen haben und alle wissen, was sie dort erwartet.
Dazu gehört schon die Vorbereitung: Themen werden vorher gesammelt, die ungefähre benötigte Zeit wird sichtbar und die Moderation kann daraus eine sinnvolle Agenda bauen.
In der Teamsitzung selbst gibt es einen klaren Einstieg, verteilte Rollen, Raum für die Beteiligung aller und am Ende eine saubere Ergebnissicherung.
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Das klingt vielleicht erstmal ziemlich strukturiert. Genau diese Struktur kann aber dafür sorgen, dass eure Teambesprechung leichter und verbindlicher wird. Wenn klar ist, worüber gesprochen werden soll, wer moderiert, wer auf die Zeit achtet und wer die Ergebnisse festhält, muss nicht eine Person im Hintergrund gleichzeitig alles im Blick behalten.
Und wenn Themen nicht nur von den Lautesten im Raum bestimmt werden, sondern alle zu Wort kommen, wird aus einer Besprechung tatsächlich ein gemeinsamer Austausch.
Für mich gehört zu einer gesunden Meetingkultur in der Heilmittelpraxis außerdem die Frage, welches Thema eigentlich in welches Format gehört. Die wöchentliche Teamsitzung ist ein guter Ort für Themen, die das ganze Team betreffen und bei denen ihr gemeinsam entscheiden oder euch auf einen Stand bringen müsst. Für eine ausführliche Fallbesprechung kann ein kleines Fachteam sinnvoller sein. Und wenn ihr eure Praxis strategisch weiterentwickeln wollt, braucht es dafür wahrscheinlich mehr Zeit und einen eigenen Fokusworkshop.
Der wichtigste Punkt ist aber: Eure Teamsitzung sollte euch am Ende mehr Klarheit geben, als sie euch Energie kostet. Genau dafür lohnt es sich, auf den gesamten Ablauf zu schauen: Was passiert vor dem Meeting? Wie startet ihr? Wer übernimmt welche Rolle? Wie werden alle beteiligt? Wie haltet ihr Entscheidungen und To-dos fest? Und wie endet ihr so, dass alle wissen, was als Nächstes passiert?
Woran erkennst du gute Teamsitzungen in deiner Therapiepraxis?
Eine gute Teamsitzung beginnt lange vor dem eigentlichen Termin und endet erst dann, wenn klar ist, was besprochen, entschieden und vereinbart wurde.
Vielleicht kennst du das: Die Teamsitzung beginnt und erstmal fragt jemand: „Was steht heute eigentlich an?“ Dann kommen fünf Themen gleichzeitig auf den Tisch. Zwei Personen diskutieren schon über Punkt eins, während jemand anderes noch schnell ein ganz anderes Thema einwerfen möchte. Und irgendwann ist die Zeit fast vorbei, obwohl die Hälfte der Punkte noch offen ist.
Genau hier beginnt für mich eine gesunde Meetingkultur. Es braucht einen Rahmen, der Orientierung gibt, ohne dass jede Minute durchgetaktet sein muss. Alle wissen vorher, welche Themen auf der Agenda stehen, wer die Sitzung moderiert, wie viel Zeit ungefähr zur Verfügung steht und was am Ende festgehalten werden soll.
Themen vorher sammeln
Ich würde die Themen für eure Teamsitzung möglichst vorher sammeln und nicht erst dann, wenn alle bereits im Raum sitzen. Das kann digital über Notion, Slack oder eure Praxissoftware passieren. Wenn ihr lieber analog arbeitet, funktioniert genauso gut ein kleines „Teambüchlein“, in das jede Person ihre Themen während der Woche einträgt.
Wichtig ist, dass neben dem Thema auch ungefähr steht, wie viel Zeit dafür gebraucht wird. Zum Beispiel:
Sonja: Patientenverteilung, ca. 15 Minuten
Lea: Urlaubsplanung, ca. 10 Min.
Marc: Materialbestellung, ca. 5 Min.
Nina: Raumplanung, ca. 10 Min.
So kann die Person, die moderiert, vor der Teamsitzung einmal durch die Liste gehen und daraus eine sinnvolle Agenda bauen. Vielleicht passt alles in die geplante Zeit. Vielleicht muss ein Thema verschoben werden oder lässt sich besser in einem anderen Rahmen klären.
Und noch etwas verändert sich dadurch: Dein Team denkt bereits während der Woche darüber nach, was es in die Teamsitzung mitbringen möchte. Ihr startet also nicht mehr bei null mit der Frage: „Hat irgendjemand noch ein Thema?“
Die richtigen Menschen dabei haben
Eine gesunde Meetingkultur bedeutet auch, dass nicht automatisch immer alle bei jedem Thema dabei sein müssen. Frag dich bei einem Punkt: Wer muss dazu informiert werden? Wer soll mitdiskutieren oder eine Entscheidung treffen? Und wer braucht am Ende einfach das Ergebnis?
Wenn es zum Beispiel um eine neue Regelung für die Abrechnung geht, müssen vielleicht die Praxisinhaberin und die Verwaltung dabei sein. Für eine Fallbesprechung kann ein kleineres Fachteam reichen. So bleibt die gemeinsame Teamsitzung für die Themen frei, bei denen wirklich das ganze Team gebraucht wird.
Rollen bei jeder Teamsitzung neu verteilen
Auch die Rollen gehören für mich zu einem guten Rahmen. Ich würde sie bei jeder einzelnen Teamsitzung neu verteilen: Eine Person moderiert, eine achtet auf die Zeit und eine hält die Ergebnisse fest.
Gerade in kleinen Praxen landet sonst schnell alles bei einer Person, häufig bei dir als Praxisinhaber:in. Du moderierst, erinnerst an die Zeit, machst Notizen, stellst Fragen und versuchst nebenbei noch dafür zu sorgen, dass alle beteiligt werden. Das ist auf Dauer ziemlich viel Verantwortung für einen einzigen Termin.
Deshalb könnt ihr eine einfache Liste in Notion, Slack oder eurer Praxissoftware führen, in der für jede Teamsitzung steht, wer als Nächstes welche Rolle übernimmt. Die Rollen wechseln jedes Mal, sodass nicht immer dieselben Personen moderieren. Wenn jemand krank ist, überspringt ihr die Person einfach und setzt die Rotation beim nächsten Mal fort.
Wie gestaltest du eine Teamsitzung in der Logopädie, Ergotherapie oder Physiotherapie sinnvoll?
Eine gute Teamsitzung hat einen Anfang, einen klaren Ablauf und einen Abschluss, bei dem sichtbar wird, was aus dem Gespräch entstanden ist.
Vorbereitung: Themen sammeln und Agenda festlegen
Die Vorbereitung beginnt mit der Themensammlung. Wenn die Themen bereits vorher eingetragen wurden, kann die Moderation daraus eine Reihenfolge erstellen und die verfügbare Zeit verteilen.
Dabei würde ich nicht versuchen, jedes Thema irgendwie noch unterzubringen. Wenn für vier wichtige Punkte jeweils 15 Minuten gebraucht werden, aber nur 45 Minuten zur Verfügung stehen, muss entschieden werden, was heute dran ist und was einen anderen Platz bekommt.
Gerade dadurch entsteht Verbindlichkeit. Das Team weiß, dass ein Thema nicht verloren geht, nur weil es heute nicht mehr in die Zeit passt. Es wird verschoben, in einem kleineren Team bearbeitet oder bekommt einen eigenen Termin.
Mit einem Check-in starten
Ich mag einen kurzen Check-in am Anfang einer Teamsitzung sehr gerne. Dabei geht es nicht darum, dass jede Person zehn Minuten über ihre Woche erzählt. Eine kurze Frage reicht völlig.
Zum Beispiel: „Wie ist deine Energie heute auf einer Skala von 1 bis 10?“ Oder: „Was war dein Highlight der vergangenen Woche?“ Auch die Frage „Was beschäftigt dich gerade?“ kann ein guter Einstieg sein.
So bekommt ihr schnell ein Gefühl dafür, wie die Menschen gerade im Raum sind. Und manchmal erklärt ein kurzer Check-in schon, warum jemand heute etwas stiller ist oder warum ein Thema gerade besonders wichtig genommen wird.
Du möchtest verschiedene Fragen ausprobieren?
In meinem Guide „30 Fragen für entspannte Teamsitzungen“ findest du 15 Check-in- und 15 Check-out-Fragen, die du direkt in euren Teamsitzungen verwenden kannst. Dazu gibt es eine einfache Anleitung, wie du die Fragen Schritt für Schritt in eurem Team ausprobieren kannst.
Während der Teamsitzung: Moderation, Zeit und Beteiligung
Die moderierende Person sorgt dafür, dass ihr beim Thema bleibt und alle zu Wort kommen können. Die Person, die auf die Zeit achtet, muss dabei nicht mit der Stoppuhr daneben sitzen. Es geht eher darum, frühzeitig sichtbar zu machen, wenn ein Thema mehr Zeit braucht als geplant.
Zum Beispiel mit einem einfachen Hinweis: „Wir haben noch zehn Minuten für diesen Punkt.“ Oder: „In fünf Minuten wollen wir mit dem Check-out beginnen, lasst uns langsam zu einer Entscheidung kommen.“
Und dann gibt es noch die Frage, wie ihr euch als Team beteiligt. Gerade bei Diskussionen sprechen oft die Menschen am meisten, die schnell reagieren oder gerne laut denken. Wenn ihr wirklich die Perspektiven des ganzen Teams nutzen möchtet, lohnt es sich deshalb, auch einmal bewusst anders vorzugehen.
Gemeinsam Ideen entwickeln: Brainstorming 2.0
Bei einem klassischen Brainstorming ruft meistens jemand eine Idee in den Raum und die anderen reagieren darauf. Das kann funktionieren, führt aber schnell dazu, dass die ersten zwei oder drei Ideen die weitere Diskussion bestimmen.
Probier stattdessen einmal ein stilles Brainstorming aus. Formuliere eine konkrete Frage und gib allen vier Minuten Zeit, ihre Gedanken für sich aufzuschreiben. Danach sammelt ihr die Ideen gemeinsam, sortiert sie und besprecht erst dann, was davon wirklich relevant ist.
Das hat einen großen Vorteil: Auch Menschen, die in einer offenen Diskussion eher zurückhaltend sind, bekommen Raum für ihre Gedanken.
Ergebnisse sichern und mit einem Check-out abschließen
Eine Teamsitzung ist für mich erst dann wirklich abgeschlossen, wenn sichtbar ist, was daraus entstanden ist. Das Protokoll kann direkt digital geschrieben werden, zum Beispiel in Notion oder eurer Praxissoftware.
Ich würde dafür eine feste Vorlage nutzen. So entsteht nicht einmal ein halber Roman und beim nächsten Mal nur eine Liste mit drei Stichpunkten. Wenn jemand krank war, kann die Person die Ergebnisse später selbst nachlesen. Und bei der nächsten Teamsitzung seht ihr direkt, was beim letzten Mal besprochen und vereinbart wurde.
Am Ende des Protokolls sollten deshalb immer die Vereinbarungen, To-dos und wichtigsten Take-aways stehen. Wer macht was? Bis wann? Was müssen wir beim nächsten Mal wieder aufgreifen? So verschwinden Entscheidungen nicht irgendwo zwischen Tür und Angel.
Auch der Check-out gehört für mich dazu. Ihr könnt zum Beispiel fragen: „Wie gehst du jetzt aus dem Meeting?“ oder „Was ist deine wichtigste Erkenntnis aus heute?“ Eine kurze Runde reicht auch hier völlig aus.
Welche Themen gehören in die Teambesprechung und welche brauchen einen anderen Rahmen?
Eine Teamsitzung kann viel abdecken, aber manche Themen werden besser, wenn sie bewusst einen eigenen Raum und mehr Zeit bekommen.
Was gehört in die Teambesprechung?
In die wöchentliche Teambesprechung deiner Logo-, Ergo-, oder Physiopraxis gehören für mich vor allem Themen, die das gesamte Team betreffen und bei denen ihr gemeinsam sprechen, entscheiden oder euch auf einen Stand bringen müsst. Dazu können zum Beispiel die Patientenverteilung, Urlaubsplanung, Raumplanung, organisatorische Veränderungen oder gemeinsame Absprachen gehören.
Eine Teamsitzung von mindestens 60 Minuten pro Woche kann dafür eine gute Grundlage sein. Wie viel Zeit ihr tatsächlich braucht, hängt natürlich von eurer Teamgröße und davon ab, welche anderen Austauschmöglichkeiten ihr in der Praxis habt.
Denn ihr müsst nicht versuchen, jede Form von Austausch in diesen einen Termin zu packen. Wenn ihr zusätzlich Teamveranstaltungen, Fachgruppen oder Fokusworkshops habt, kann die wöchentliche Teamsitzung ihren eigentlichen Zweck viel besser erfüllen.
Fach- und Fokusteams für Fallbesprechungen
Für ausführliche Fallbesprechungen würde ich zum Beispiel ein eigenes Fach- oder Fokusteam einplanen. Das kann einmal im Monat stattfinden und dafür etwas mehr Zeit bekommen, beispielsweise rund 90 Minuten.
Damit ihr nicht erst 20 Minuten erklären müsst, worum es bei einem Fall überhaupt geht, kann die Person, die den Fall vorstellt, vorher eine Vorlage ausfüllen. In Notion könnten dort zum Beispiel die wichtigsten Informationen zum Patientenfall und ein bis drei konkrete Fragen stehen, die sie im Team besprechen möchte.
So kommt ihr schneller in die eigentliche fachliche Arbeit. Auch die Fallvorstellung kann natürlich rotieren, sodass nicht immer dieselbe Person Fälle mitbringt.
Strategie- und Fokusworkshops für die Praxisentwicklung
Und dann gibt es Themen, für die eine Stunde einfach zu knapp ist. Wenn ihr zum Beispiel überlegen möchtet, wie ihr eure Räume verändern wollt oder wie ihr zukünftig mit Gruppentherapie umgehen möchtet, würde ich dafür einen eigenen Strategie- oder Fokusworkshop einplanen.
Ein Termin von etwa drei Stunden kann dafür einmal im Quartal oder halbjährlich sinnvoll sein. Ihr habt dann wirklich Zeit, ein Thema gemeinsam zu durchdenken, verschiedene Perspektiven einzubeziehen und am Ende konkrete nächste Schritte festzulegen.
Für mich nimmt das auch Druck aus der wöchentlichen Teamsitzung. Ihr müsst nicht jedes große Praxisthema irgendwie zwischen Tür und Angel unterbringen.
Was tun, wenn dein Team bei neuen Meetingregeln skeptisch ist?
Eine neue Meetingstruktur braucht ein bisschen Gewöhnungszeit, besonders wenn ihr bisher ganz anders miteinander gearbeitet habt.
„Dafür haben wir doch keine Zeit.“
Dieser Einwand kommt ziemlich häufig. Und ehrlich gesagt verstehe ich ihn auch. Wenn der Praxisalltag ohnehin voll ist, klingt es erstmal nicht unbedingt attraktiv, zusätzlich Themen vorher einzutragen oder Rollen zu verteilen.
Deshalb würde ich nicht versuchen, eure komplette Meetingkultur innerhalb einer Woche umzukrempeln. Such dir einen Punkt aus und probiert ihn für die nächsten zwei oder drei Teamsitzungen aus. Zum Beispiel die vorherige Themensammlung oder die wechselnden Rollen.
Danach könnt ihr gemeinsam schauen: Was hat uns geholfen? Was hat sich umständlich angefühlt? Was wollen wir beibehalten?
„Das fühlt sich alles so ungewohnt an.“
Auch das ist völlig normal. Wenn ihr bisher einfach zusammengesessen und geschaut habt, was passiert, fühlt sich eine Agenda mit Moderation, Zeitwächter und Check-in erstmal ungewohnt an.
Gerade deshalb würde ich die Struktur nicht als starres Regelwerk einführen. Sie soll euch unterstützen und darf sich mit der Zeit an euer Team anpassen.
Probiert Dinge aus, besprecht eure Erfahrungen und verändert das, was für euch nicht funktioniert. Eine gesunde Meetingkultur entsteht schließlich nicht durch eine perfekte Vorlage, sondern dadurch, dass ihr als Team einen Ablauf findet, der zu eurem Praxisalltag passt.
Wenn du bisher alle Rollen selbst übernimmst
Und vielleicht sitzt du gerade da und denkst: „Ja, genau das ist bei uns das Problem. Am Ende mache ich es doch wieder selbst.“
Wenn du dir wünschst, dass die Verantwortung für eure Teamsitzungen auf mehr Schultern verteilt wird und du dabei nicht jedes Detail selbst entwickeln möchtest, können wir uns das gemeinsam anschauen. In meinem 1:1 Coaching unterstütze ich Praxisinhaber dabei, Strukturen zu entwickeln, die im echten Praxisalltag funktionieren. Dabei bringe ich meine Erfahrung aus zehn Jahren als Praxisinhaberin und sieben Jahren als Coach und Organisationsentwicklerin für Therapiepraxen mit.
Teamsitzungen in der Heilmittelpraxis: Deine Checkliste
Wenn du deine nächste Teamsitzung vorbereitest, kannst du diese Punkte als einfachen roten Faden nutzen.
☐ Themen werden vor der Teamsitzung gesammelt.
☐ Zu jedem Thema gibt es eine ungefähre Zeitangabe.
☐ Die Moderation prüft vorab, welche Themen in die verfügbare Zeit passen.
☐ Es ist klar, wer moderiert.
☐ Es ist klar, wer auf die Zeit achtet.
☐ Es ist klar, wer das Protokoll führt.
☐ Die Rollen wechseln bei jeder Teamsitzung.
☐ Ihr startet mit einem kurzen Check-in.
☐ Alle bekommen Raum, sich zu beteiligen.
☐ Für komplexe Themen nutzt ihr passende Methoden, zum Beispiel ein stilles Brainstorming.
☐ Entscheidungen und To-dos werden direkt festgehalten.
☐ Am Ende gibt es einen kurzen Check-out.
☐ Nicht passende Themen werden bewusst verschoben oder in einem anderen Format bearbeitet.
FAQ für Teamsitzungen in der Logopädie, Ergotherapie & Physiotherapie
Hier findest du Antworten auf typische Fragen rund um Teamsitzungen in der Therapiepraxis.
Wie gestalte ich eine Teamsitzung?
Eine gute Teamsitzung beginnt bereits vor dem eigentlichen Termin. Sammelt die Themen vorher, ergänzt eine ungefähre Zeitangabe und legt daraus eine Agenda fest. Im Meeting selbst helfen ein kurzer Check-in, klar verteilte Rollen, eine gute Moderation und Methoden, die alle beteiligen.
Am Ende sollten die wichtigsten Entscheidungen, To-dos und Zuständigkeiten festgehalten werden. Ein kurzer Check-out gibt euch zusätzlich die Möglichkeit, das Meeting gemeinsam abzuschließen.
Wie lange sollte eine Teamsitzung dauern?
Eine feste Dauer gibt es dafür nicht. Für eine wöchentliche Teamsitzung können 60 Minuten eine gute Orientierung sein, abhängig von Teamgröße, Themen und den weiteren Austauschformaten in deiner Praxis.
Wenn ein Thema regelmäßig deutlich mehr Zeit braucht, lohnt es sich zu prüfen, ob dafür ein eigener Termin sinnvoller ist. Ein Fachteam kann beispielsweise 90 Minuten dauern, während ein Strategie- oder Fokusworkshop auch einmal drei Stunden umfassen kann.
Wie oft sollte eine Teamsitzung in der Therapiepraxis stattfinden?
Eine wöchentliche Teamsitzung kann sinnvoll sein, wenn ihr regelmäßig organisatorische Themen gemeinsam klären und als Team im Austausch bleiben möchtet. Entscheidend ist dabei weniger die reine Häufigkeit als die Frage, ob der Termin für euch tatsächlich einen Mehrwert bringt.
Wenn es zusätzlich Fachteams, Teamveranstaltungen oder Fokusworkshops gibt, könnt ihr die verschiedenen Austauschbedürfnisse auf mehrere Formate verteilen.
Wer sollte an einer Teamsitzung teilnehmen?
Bei Themen, die das gesamte Team betreffen, ist es sinnvoll, alle relevanten Mitarbeitenden einzubeziehen. Bei einzelnen Themen solltest du aber genauer hinschauen, wer wirklich informiert sein, mitdiskutieren oder eine Entscheidung treffen muss.
Gerade in größeren Teams kann es sinnvoll sein, bestimmte Themen in kleineren Gruppen zu bearbeiten und die Ergebnisse anschließend für das gesamte Team zugänglich zu machen.
Was gehört in eine gute Teamsitzung?
Eine gute Teamsitzung braucht vor allem einen klaren Rahmen. Dazu gehören eine vorbereitete Agenda, passende Themen, wechselnde Rollen, ein strukturierter Einstieg, Beteiligungsmöglichkeiten für alle und eine saubere Ergebnissicherung.
Und natürlich darf eine Teamsitzung auch Raum dafür geben, wie es den Menschen im Team gerade geht. Ein kurzer Check-in oder Check-out kann dafür schon reichen.
Vielleicht ist deine Teamsitzung aktuell noch weit davon entfernt, so auszusehen. Das ist völlig okay. Du musst nicht alles auf einmal verändern.
Nimm dir einen Punkt aus diesem Artikel für eure nächste Teamsitzung vor. Sammelt zum Beispiel die Themen schon während der Woche oder probiert zum ersten Mal die wechselnden Rollen aus. Danach schaut ihr gemeinsam, was sich verändert hat.
Denn genau so entsteht eine gesunde Meetingkultur: Ihr probiert etwas aus, sprecht darüber und entwickelt euren Ablauf Schritt für Schritt weiter.
Und jetzt: Viel Freude beim Ausprobieren!
Deine Ina
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Hey, ich bin Ina!
Ich war selbst 10 Jahre lang Inhaberin einer Logopädie-Praxis. Ich weiß, wie es sich anfühlt, zwischen Therapie, Teamführung und Bürokratie zu jonglieren und abends zu denken: "Puh, what a ride, diese Praxisführung!"
Seit 2019 begleite ich als systemischer Coach und systemische Organisationsentwicklerin Praxisinhaber*innen dabei, ihre Praxis mit Klarheit und gesunden Strukturen zu führen. Im THERAPIEPAUSE-Blog teile ich Ideen und Inspiration mit dir, damit auch du deine Praxis gesund führen kannst.